Jak wypełnić wniosek do PFRON? Poradnik krok po kroku

Wniosek Wn-D o dofinansowanie wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych składa się elektronicznie w systemie SOW, osobno za każdy miesiąc. Do wniosku dołączasz formularz INF-D-P dla każdego pracownika, a w razie potrzeby także INF-O-PP albo INF-O-PR. Dokumenty należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym, a wynagrodzenie za ten okres musi być wypłacone przed wysłaniem wniosku.

Jak przygotować wniosek w systemie SOW?

Przed rozpoczęciem pracy przygotuj dane pracodawcy, informacje o zatrudnieniu, dokumenty potwierdzające niepełnosprawność pracowników oraz dane dotyczące wypłaconych wynagrodzeń. Wniosek Wn-D opisuje pracodawcę i zbiorczą kwotę dofinansowania. Załącznik INF-D-P dotyczy konkretnego pracownika i zawiera wyliczenie należnej kwoty.

Wniosek za styczeń składa się do 25 lutego, a za luty do 25 marca. Jeżeli 25. dzień miesiąca przypada w sobotę, niedzielę lub święto, termin przesuwa się na następny dzień roboczy. Termin obowiązuje także wtedy, gdy wynagrodzenie jest wypłacane w kolejnym miesiącu.

Jak wypełnić Wn-D – dane pracodawcy?

Wn-D wypełnia się w systemie SOW. Przy pierwszym wniosku uzupełnij wszystkie dane wymagane przez formularz. Przy kolejnych dokumentach część informacji można pozostawić bez zmian, jeżeli wcześniej została poprawnie zweryfikowana i nie doszło do zmiany danych.

Wypełniaj formularz w następującej kolejności:

1. Rodzaj dokumentu – wybierz wniosek zgłoszeniowy przy pierwszym zgłoszeniu, miesięczny przy kolejnym wniosku albo korygujący, jeżeli poprawiasz dokument za już wykazany miesiąc.
2. Numer PFRON – wpisz go, jeśli został wcześniej nadany pracodawcy.
3. NIP i REGON – podaj numery zgodne z rejestrem. Dziewięciocyfrowy REGON uzupełnij po dziewiątej cyfrze pięcioma zerami.
4. Nazwa pracodawcy – wpisz pełną nazwę zgodną z CEIDG albo KRS.
5. Forma prawna – wybierz kod odpowiadający statusowi pracodawcy.
6. Szczególna forma prawna i forma własności – wpisz właściwe kody statystyczne oraz kod określający strukturę własności.
7. Wielkość przedsiębiorstwa – określ, czy pracodawca jest mikro-, małym, średnim lub innym przedsiębiorcą, albo podmiotem niebędącym przedsiębiorcą.
8. Gmina i PKD – podaj siedmiocyfrowy identyfikator gminy oraz klasę działalności, której dotyczy pomoc.
9. Okres sprawozdawczy – wpisz miesiąc i rok, za który ubiegasz się o dofinansowanie.
10. Kwota i załączniki – wpisz sumę kwot z pozycji 55 wszystkich załączników INF-D-P oraz ich liczbę.
11. Rachunek bankowy – podaj 26-cyfrowy numer rachunku, na który PFRON przekaże dofinansowanie.

W pozycji dotyczącej formy prawnej najczęściej stosuje się następujące kody:

Kod szczególnej formy prawnej należy dobrać zgodnie z rejestrem REGON. Dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą jest to kod 099. Przykładowo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma kod 117, spółka akcyjna 116, spółka cywilna 019, fundacja 148, a stowarzyszenie 155.

Wielkość przedsiębiorstwa ustala się na podstawie liczby pracowników oraz rocznego obrotu lub sumy bilansowej. Przy przedsiębiorstwach powiązanych uwzględnij także dane podmiotów powiązanych, zgodnie z zasadami wynikającymi z załącznika I do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014.

W pozycji dotyczącej PKD od 2025 r. stosuj PKD 2025, jeżeli przedsiębiorca posługuje się już nową klasyfikacją. Kody PKD 2007 mogą być stosowane równolegle na zasadach przejściowych do 31 grudnia 2026 r. Jeżeli pracodawca nie prowadzi działalności gospodarczej, wpisz 0000.

Uwaga: sprawdź, czy kod PKD i forma prawna odpowiadają aktualnym danym w CEIDG, KRS lub REGON. Błędny kod może spowodować wezwanie do korekty. Przy zmianie statusu Zakładu Pracy Chronionej w trakcie miesiąca w pozycji 35 zaznacz zarówno ZPCHr, jak i „inny pracodawca”, a czas pracy pracownika rozdziel w INF-D-P na oba okresy.

Jak obliczyć zatrudnienie i efekt zachęty?

W pozycjach dotyczących zatrudnienia podaje się etaty, a nie liczbę osób. Wymiar pracownika zatrudnionego na pół etatu przez połowę miesiąca nie wynosi 0,5, lecz jest pomniejszany proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Przykładowo pracownik zatrudniony na pół etatu od 15 lutego, gdy miesiąc ma 28 dni, jest wykazywany jako:

0,5 × 14/28 = 0,250 etatu.

Jeżeli ten sam pracownik od 25 lutego przebywa na urlopie bezpłatnym, do obliczenia przyjmujesz 10 dni zatrudnienia:

0,5 × 10/28 = 0,179 etatu.

W pozycjach dotyczących ogólnego stanu zatrudnienia nie uwzględniaj między innymi:

• osób niepełnosprawnych przebywających na urlopie bezpłatnym,
• osób pełnosprawnych na urlopie rodzicielskim lub wychowawczym,
• osób odbywających służbę wojskową albo zastępczą,
• uczestników Ochotniczych Hufców Pracy,
• osób pobierających świadczenie rehabilitacyjne,
• praktykantów i studentów odbywających szkolenie zawodowe,
• osób korzystających z urlopów bezpłatnych na podstawie odrębnych przepisów.

Jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 25 etatów, powinien osiągać co najmniej 6-procentowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Wskaźnik oblicza się według wzoru:

liczba etatów osób niepełnosprawnych ÷ ogólna liczba etatów × 100%.

Przykład: przy 35,5 etatu ogółem i 2,5 etatu osób niepełnosprawnych wskaźnik wynosi 7,04%, więc warunek jest spełniony. Przy 40 etatach ogółem i 2 etatach osób niepełnosprawnych wskaźnik wynosi 5%, co nie wystarcza, jeżeli pracodawca podlega progowi 25 etatów.

Metoda ilościowa efektu zachęty

Jeżeli dofinansowanie stanowi pomoc publiczną, trzeba wykazać efekt zachęty. Metoda ilościowa polega na porównaniu bieżącego stanu zatrudnienia ogółem ze średnim stanem zatrudnienia z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zatrudnienia pracownika.

Warunek jest spełniony, gdy bieżący stan zatrudnienia ogółem jest wyższy od średniej z poprzednich 12 miesięcy. Przy podmiotach powiązanych uwzględnia się personel całej jednostki gospodarczej. Pozycje dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych nie są obecnie potrzebne do wykazania ilościowego efektu zachęty dla okresów od stycznia 2015 r.

Metoda jakościowa efektu zachęty

Jeżeli metoda ilościowa nie daje wzrostu zatrudnienia, można sprawdzić metodę jakościową. Polega ona na wykazaniu, że pracownik zajął wakat po osobie, której stosunek pracy zakończył się między innymi wskutek wypowiedzenia złożonego przez pracownika, porozumienia stron, rozwiązania z winy pracownika, przejścia na rentę, upływu czasu trwania umowy albo wygaśnięcia umowy.

Efekt zachęty bada się w miesiącu zatrudnienia pracownika, a przy przejęciu na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy – w miesiącu przejęcia. Jeżeli warunek został spełniony w tym miesiącu, zachowuje znaczenie dla całego nieprzerwanego okresu zatrudnienia.

Jak wypełnić INF-D-P dla pracownika?

Formularz INF-D-P wypełnij osobno dla każdego pracownika objętego wnioskiem. Numer pracownika w załączniku zaczyna się od 1 przy każdym kolejnym wniosku, także przy korekcie.

1. Dane identyfikacyjne – wpisz numer PFRON pracodawcy, PESEL pracownika, a gdy pracownik nie ma PESEL, numer dokumentu tożsamości. NIP pracownika jest opcjonalny.
2. Dane osobowe i adresowe – przy każdym załączniku wpisz imię, nazwisko i PESEL. Pozostałe dane uzupełnij przy pierwszym zgłoszeniu albo po ich zmianie.
3. Okres i wypłata – w jednej pozycji wskaż miesiąc, którego dotyczy dofinansowanie, a w kolejnej miesiąc wypłaty wynagrodzenia.
4. Rodzaj informacji – zaznacz, czy INF-D-P dołączasz do zwykłego wniosku, czy do korekty.
5. Wymiar etatu – podziel etat według stopnia niepełnosprawności i informacji o schorzeniu szczególnym. Wymiar musi odpowiadać wartości wykazanej w pozycji dotyczącej osób niepełnosprawnych w Wn-D.
6. Data zatrudnienia – wpisz datę rozpoczęcia pracy. Przy przerwie między umowami zbadaj efekt zachęty w miesiącu ponownego zatrudnienia.
7. Pomoc publiczna i efekt zachęty – zaznacz właściwe pola dotyczące działalności gospodarczej, pomocy publicznej oraz spełnienia efektu zachęty.
8. Kwota dofinansowania – uzupełnij koszty płacy, pomniejszenia, limit kosztów płacy i kwotę do wypłaty.

Podwyższona kwota przysługuje w przypadku schorzeń szczególnych. Należą do nich choroba psychiczna, niepełnosprawność intelektualna, całościowe zaburzenia rozwojowe, epilepsja oraz znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności z powodu choroby narządu wzroku. Schorzenie powinno wynikać z orzeczenia, a w przypadku osoby niewidomej może zostać potwierdzone zaświadczeniem lekarza specjalisty.

Powyższe maksymalne kwoty dotyczą pełnego etatu i wniosków za okresy od lipca 2024 r. Przy części etatu kwotę proporcjonalnie pomniejsz. Ostateczne dofinansowanie może być niższe, jeżeli ograniczają je koszty płacy albo limit procentowy.

Co wchodzi w skład kosztów płacy?

W pozycji dotyczącej kosztów płacy wykazuje się wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki. Uwzględnia się także składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe oraz obowiązkowe składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy.

Do kosztów płacy mogą należeć:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• wynagrodzenie za urlop i czas choroby finansowany przez pracodawcę,
• premie, nagrody i prowizje przypisane do danego miesiąca,
• dodatki za pracę w nocy, nadgodziny, staż lub pełnienie funkcji,
• ekwiwalenty i ryczałty związane z pracą zdalną.

Nie wliczaj zasiłków, w tym chorobowego i rehabilitacyjnego, ekwiwalentów niezwiązanych z pracą zdalną, odpraw, nagród jubileuszowych ani zapomóg. Wynagrodzenie i składniki kosztów płacy powinny zostać wypłacone w terminie albo z opóźnieniem nieprzekraczającym 14 dni. Wniosek można złożyć dopiero po wypłacie wynagrodzenia za wykazywany miesiąc.

Pozycja „do wypłaty” jest najniższą z trzech wartości: kwoty maksymalnego dofinansowania, kosztów płacy pomniejszonych o finansowanie z innych źródeł oraz limitu procentowego kosztów płacy. Dla przedsiębiorcy limit wynosi 75% kosztów płacy, a dla podmiotu niebędącego przedsiębiorcą – 90%.

Jeżeli wsparcie jest pomocą publiczną, dołącz INF-O-PP. Formularz INF-O-PR stosuje się w przypadku działalności w sektorze rybołówstwa i akwakultury albo w produkcji podstawowej produktów rolnych.

Co sprawdzić przed wysłaniem?

Przed podpisaniem i wysłaniem dokumentu sprawdź następujące elementy:

• Wynagrodzenia za wykazywany miesiąc zostały wypłacone przed złożeniem wniosku.
• NIP, REGON, numer PFRON i rachunek bankowy są zgodne z dokumentami pracodawcy.
• Wn-D obejmuje właściwy miesiąc, a kwota w pozycji 13 jest sumą pozycji 55 z INF-D-P.
• Liczba załączników w pozycji 14 odpowiada liczbie dołączonych formularzy INF-D-P.
• Etaty w Wn-D i INF-D-P zostały obliczone proporcjonalnie do okresu zatrudnienia i nieobecności.
• Stopień niepełnosprawności i schorzenie szczególne wynikają z dokumentacji pracownika.
• Efekt zachęty został wykazany właściwą metodą albo zaznaczono, że nie ma obowiązku jego badania.
• Dołączono INF-O-PP lub INF-O-PR, jeżeli wymagają tego zasady pomocy publicznej.
• Dokument podpisuje osoba uprawniona albo pełnomocnik z dołączonym pełnomocnictwem.

Najwięcej błędów wynika z pomylenia danych pracodawcy z danymi pracownika, wpisania liczby osób zamiast etatów oraz wysłania wniosku przed wypłatą wynagrodzenia. Przed zatwierdzeniem dokumentu porównaj każdą wartość w INF-D-P z ewidencją kadrowo-płacową.

Informacje dotyczące terminów, kwot i formularzy mogą ulegać zmianom. Przed wysłaniem dokumentów sprawdź aktualną wersję formularzy oraz komunikaty PFRON i systemu SOW.