Składki na ubezpieczenia społeczne możesz odliczyć od dochodu albo, przy skali podatkowej i podatku liniowym, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem jest ich faktyczna zapłata. Składka zdrowotna podlega odrębnym zasadom i nie jest składką społeczną.
Co obejmuje odliczenie składek społecznych?
Odliczeniu podlegają zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Pomniejszają one dochód, a na ryczałcie – przychód. Przedsiębiorca może rozliczyć własne składki oraz składki za osobę współpracującą, jeżeli finansuje je z własnych środków.
Nie należy mylić ich ze składką zdrowotną. Ubezpieczenie zdrowotne nie jest ubezpieczeniem społecznym, dlatego obowiązują wobec niego osobne reguły zależne od formy opodatkowania. Na skali podatkowej składki zdrowotnej nie odlicza się od dochodu. Przy podatku liniowym i ryczałcie mogą występować ograniczone możliwości jej rozliczenia, ale nie są one odliczeniem składki społecznej.
Pracownik otrzymuje informację o pobranych z jego wynagrodzenia składkach w formularzu PIT-11. Przedsiębiorca rozlicza własne wpłaty na podstawie dokumentów potwierdzających zapłatę, takich jak potwierdzenie przelewu, wyciąg bankowy albo zaświadczenie z ZUS.
Forma opodatkowania a sposób rozliczenia
Forma opodatkowania decyduje o tym, czy składki pomniejszą dochód, przychód czy koszty uzyskania przychodów. Zestawienie dotyczy składek na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy:
| Forma opodatkowania | Odliczenie od dochodu lub przychodu | Zaliczenie do KUP |
|---|---|---|
| Skala podatkowa | Tak, od dochodu | Tak |
| Podatek liniowy | Tak, od dochodu | Tak |
| Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych | Tak, od przychodu | Nie |
| Karta podatkowa | Nie | Nie |
Przy skali podatkowej i podatku liniowym przedsiębiorca wybiera między odliczeniem składek od dochodu a ujęciem ich w kosztach uzyskania przychodów. Na ryczałcie nie ustala się kosztów, więc składki społeczne można odjąć wyłącznie od przychodu. Jeżeli przychód okaże się niższy od zapłaconych składek, niewykorzystanej części nie przenosi się na następny rok.
Podatnik rozliczający się kartą podatkową nie odlicza własnych składek społecznych w ramach tej formy. Jeżeli uzyskuje także dochody z innego źródła, możliwość rozliczenia trzeba ocenić w odniesieniu do tego źródła i właściwych przepisów.
Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy nie są składkami społecznymi odliczanymi od dochodu. Przy skali podatkowej i podatku liniowym mogą być kosztem uzyskania przychodów, o ile zostały opłacone. Na ryczałcie i karcie podatkowej nie ma mechanizmu rozliczania ich jako KUP.
Odliczenie od dochodu czy koszty uzyskania przychodów?
W obu wariantach składki społeczne zmniejszają obciążenie podatkiem dochodowym, ale działają w innym miejscu rozliczenia. Odliczenie od dochodu następuje po ustaleniu dochodu z działalności. Ujęcie w KUP obniża dochód już na etapie obliczania wyniku działalności.
Wybór KUP może być korzystniejszy, ponieważ składki ujęte w kosztach zmniejszają także podstawę wymiaru składki zdrowotnej. Przy odliczeniu od dochodu składki społeczne nie obniżają tej podstawy. Znaczenie ma to przede wszystkim przy skali podatkowej i podatku liniowym.
Ujęcie składek w kosztach może mieć także znaczenie przy niskim dochodzie albo stracie. Odliczenie od dochodu jest możliwe tylko do wysokości dochodu. Niewykorzystana nadwyżka składek nie tworzy straty do rozliczenia w następnych latach. Jeżeli natomiast składki zwiększą koszty działalności i powstanie strata, można ją rozliczać na zasadach dotyczących strat podatkowych.
Tej samej kwoty nie wolno rozliczyć dwa razy. Składki ujęte wcześniej w kosztach nie mogą być ponownie odliczone od dochodu. Zakaz podwójnego rozliczenia wynika z art. 26 ust. 13a ustawy o PIT.
Składki mogą być odliczone od dochodu z innego źródła, na przykład z pracy, jeżeli nie zostały już rozliczone w działalności gospodarczej. Trzeba jednak zachować zasadę jednokrotnego rozliczenia.
Jakie warunki trzeba spełnić?
Podstawą odliczenia jest faktycznie poniesiony wydatek. Sama należność albo składka wykazana jako zobowiązanie wobec ZUS nie wystarcza. Przy własnych składkach przedsiębiorcy decyduje data obciążenia rachunku lub innego skutecznego dokonania zapłaty, a nie miesiąc, którego składka dotyczy.
Składki za grudzień zapłacone w styczniu rozlicza się w roku styczniowej zapłaty. Ta sama reguła dotyczy zaległości. Jeżeli składki za kilka miesięcy zostaną uregulowane dopiero w kolejnym roku, odliczenie przysługuje w tym kolejnym roku.
Przed ujęciem składek w rozliczeniu sprawdź następujące warunki:
- Składki zostały faktycznie zapłacone w roku, w którym chcesz je rozliczyć.
- Masz dokument potwierdzający płatność, na przykład potwierdzenie przelewu, wyciąg bankowy lub zaświadczenie z ZUS.
- Składki dotyczą ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, chorobowego albo wypadkowego.
- Ta sama kwota nie została wcześniej zaliczona do kosztów ani odliczona w innym zeznaniu.
- Składki nie zostały zwrócone i nie dotyczą dochodu zwolnionego z podatku.
Uwaga: nie odlicza się składek należnych, lecz niezapłaconych. Przy kontroli znaczenie ma dowód rzeczywistej zapłaty. W przypadku własnych składek przedsiębiorca powinien zachować potwierdzenia przelewów i uzgodnić je z ewidencją wpłat do ZUS.
Składki można uwzględniać przy obliczaniu zaliczek lub ryczałtu w trakcie roku, a następnie wykazać w rozliczeniu rocznym. Pracownik korzysta z danych z PIT-11, ale powinien sprawdzić, czy kwota odpowiada składkom rzeczywiście pobranym z wynagrodzenia.
Pracownik, przedsiębiorca i składki za inne osoby
Pracownik odlicza składki społeczne pobrane z jego wynagrodzenia przez pracodawcę. Nie rozlicza składek finansowanych przez pracodawcę, ponieważ nie zostały potrącone z jego pensji. Jeżeli pracodawca wykazał w PIT-11 kwotę inną niż faktycznie pobrana, pracownik powinien zwrócić się o korektę informacji.
Przedsiębiorca nie odlicza od własnego dochodu składek pobranych z wynagrodzenia pracownika. Występuje wtedy jako płatnik, który pobiera środki pracownika i przekazuje je do ZUS. Składki finansowane z własnych środków pracodawcy mogą być kosztem uzyskania przychodów, jeżeli przedsiębiorca rozlicza się na skali podatkowej albo podatkiem liniowym i spełnia warunki dotyczące ich ujęcia w kosztach.
Inaczej traktuje się składki za osobę współpracującą. Jeżeli finansuje je przedsiębiorca, może on wybrać odliczenie od dochodu albo zaliczenie do kosztów, zależnie od formy opodatkowania. Osoba współpracująca, która sama nie poniosła wydatku, nie odlicza tych składek w swoim zeznaniu.
Najczęstsze błędy przy odliczaniu
Najwięcej problemów wynika z pomylenia rodzajów składek albo roku, w którym wydatek został poniesiony. Sprawdź szczególnie te sytuacje:
- Traktowanie składki zdrowotnej jak składki społecznej i odliczanie jej bez sprawdzenia formy opodatkowania.
- Ujmowanie składek należnych, ale jeszcze niezapłaconych.
- Rozliczanie tej samej kwoty w kosztach i ponownie w odliczeniu od dochodu.
- Brak potwierdzenia przelewu lub innego dokumentu potwierdzającego zapłatę.
- Odliczanie składek finansowanych przez pracownika od dochodu pracodawcy.
Jeżeli składki społeczne zostały wcześniej odliczone, a następnie zwrócone przez ZUS, zwrot rozlicza się w roku jego otrzymania. Sposób ujęcia zależy od tego, czy pierwotnie składki odliczono od dochodu, czy zaliczono do kosztów. W razie zagranicznych składek, rozliczeń w spółce osobowej albo kilku tytułów ubezpieczenia warto sprawdzić szczegółowe warunki wynikające z ustawy o PIT i dokumentacji płatności.
Najprostsza zasada jest następująca: ustal rodzaj składki, sprawdź formę opodatkowania, wybierz jedno miejsce rozliczenia i przypisz wydatek do roku faktycznej zapłaty. Dopiero potem wykaż go w odpowiednim rozliczeniu PIT.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W przypadku nietypowych rozliczeń, składek zagranicznych, zwrotów z ZUS lub kilku źródeł przychodu skonsultuj sposób ujęcia z doradcą podatkowym.
