Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej nie następuje automatycznie. Aby otrzymać pieniądze na rachunek, trzeba zweryfikować w eZUS wniosek RZS-R, podpisać go i wysłać do ZUS. Osobno należy rozliczyć skutki podatkowe zwrotu – zależą one od formy opodatkowania oraz sposobu ujęcia składki w roku, którego dotyczy nadpłata.
Jak odzyskać nadpłatę składki zdrowotnej z ZUS?
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok przedsiębiorcy przekazywali wraz z dokumentami za kwiecień 2026 roku, do 20 maja 2026 roku. Jeżeli suma wpłaconych składek była wyższa od należnej składki rocznej, na koncie płatnika powstała nadpłata.
ZUS udostępnia wtedy na profilu płatnika przygotowany wniosek RZS-R. Samo wykazanie nadpłaty nie wystarcza do otrzymania przelewu. Wniosek trzeba sprawdzić, uzupełnić i wysłać przez eZUS.
Procedura wygląda następująco:
- Zaloguj się do eZUS i przejdź do profilu płatnika składek.
- Sprawdź roczne rozliczenie składki zdrowotnej oraz saldo konta. Zweryfikuj, czy ZUS wykazał nadpłatę.
- Otwórz wniosek RZS-R udostępniony przez ZUS po złożeniu dokumentów rocznych.
- Wskaż rachunek bankowy spośród numerów zapisanych na koncie płatnika. Przed wysyłką sprawdź, czy numer jest aktualny.
- Podpisz i wyślij wniosek za pośrednictwem eZUS, a następnie zachowaj potwierdzenie złożenia dokumentu.
W przypadku rozliczenia za 2025 rok termin na wysłanie RZS-R upływał 1 czerwca 2026 roku. ZUS przekazuje zwrot na wskazany rachunek, jeżeli na koncie płatnika nie ma zaległości z tytułu składek ani nienależnie pobranych świadczeń.
Przed wysłaniem wniosku sprawdź:
- czy roczne rozliczenie wskazuje nadpłatę,
- czy na koncie płatnika nie ma zaległości,
- czy numer rachunku bankowego jest prawidłowy,
- czy wniosek RZS-R obejmuje właściwą kwotę i rok rozliczeniowy,
- czy po podpisaniu dokumentu otrzymasz urzędowe potwierdzenie wysyłki.
Jeżeli wniosek nie zostanie złożony albo zostanie wysłany po terminie, nadpłata nie musi trafić na konto bankowe. ZUS rozliczy ją na koncie płatnika, co może oznaczać zaliczenie środków na poczet przyszłych składek.
Jak rozliczyć zwrot składki zdrowotnej w PIT?
Otrzymanie pieniędzy z ZUS i ujęcie zwrotu w podatku dochodowym to dwa odrębne działania. O tym, czy zwrot trzeba wykazać w zeznaniu lub skorygować koszty, decyduje przede wszystkim forma opodatkowania w roku, za który rozliczano składkę, oraz sposób jej wcześniejszego rozliczenia.
| Forma opodatkowania w roku bazowym | Forma opodatkowania w roku otrzymania zwrotu | Sposób rozliczenia zwrotu |
|---|---|---|
| Skala podatkowa | Skala podatkowa, ryczałt lub podatek liniowy | Zwrot jest co do zasady neutralny podatkowo, ponieważ składka zdrowotna nie była odliczana od podatku ani ujmowana w kosztach. |
| Podatek liniowy, składka ujęta w kosztach | Podatek liniowy | Należy skorygować koszty w zakresie, w jakim zwrócona składka wcześniej je pomniejszyła. |
| Podatek liniowy, składka odliczona od dochodu | Podatek liniowy | Zwróconą kwotę, w części wcześniej odliczonej, należy doliczyć w zeznaniu PIT-36L za rok otrzymania zwrotu. |
| Podatek liniowy | Skala podatkowa lub ryczałt | Skutek zależy od wcześniejszego sposobu rozliczenia. Korektę wykonuje się w zeznaniu albo ewidencji właściwej dla roku otrzymania zwrotu. |
| Ryczałt ewidencjonowany | Ryczałt ewidencjonowany | Zwróconą część składki, która wcześniej pomniejszyła przychód, dolicza się do przychodu w PIT-28 za rok otrzymania zwrotu. |
| Ryczałt ewidencjonowany | Skala podatkowa lub podatek liniowy | Zwrot należy uwzględnić w zeznaniu właściwym dla bieżącej formy opodatkowania, w zakresie, w jakim składka była wcześniej odliczona. |
Skala podatkowa
Przedsiębiorca rozliczający działalność według skali podatkowej nie odlicza składek zdrowotnych od dochodu ani nie zalicza ich do kosztów podatkowych. Dlatego zwrot nadpłaty za poprzedni rok jest dla niego neutralny podatkowo. Nie wykazuje się go jako dodatkowego przychodu w PIT.
Podatek liniowy
Podatnik na podatku liniowym mógł w 2025 roku rozliczać składki zdrowotne na dwa sposoby: zaliczać je do kosztów albo odliczać od dochodu. Łączne odliczenie było ograniczone limitem, który za 2025 rok wynosił 12 900 zł.
Jeżeli składka została ujęta w kosztach, zwrot powoduje korektę kosztów w zakresie, w jakim wcześniejsze wydatki faktycznie obniżyły podstawę opodatkowania. Jeżeli część otrzymanego zwrotu dotyczy składek zapłaconych ponad limit i nieujętych podatkowo, tej części nie trzeba ponownie rozliczać.
Jeżeli składka była odliczana od dochodu, zwróconą i wcześniej odliczoną kwotę należy doliczyć w zeznaniu PIT-36L za rok otrzymania zwrotu. Kwoty tej nie wykazuje się w załączniku PIT-B. Przy zmianie formy opodatkowania trzeba sprawdzić, czy korekta dotyczy kosztów, czy kwoty doliczanej do dochodu lub przychodu.
Ryczałt ewidencjonowany
Ryczałtowiec może pomniejszyć przychód o 50% zapłaconych składek zdrowotnych, jeżeli składki nie zostały mu zwrócone. Gdy ZUS odda nadpłatę, część wcześniej odliczona musi zostać doliczona do przychodu w zeznaniu PIT-28 za rok, w którym podatnik otrzymał zwrot.
Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca odliczył od przychodu połowę składek zapłaconych w 2025 roku, a zwrot nadpłaty otrzymał w 2026 roku, odpowiednią kwotę dolicza do przychodu wykazywanego w PIT-28 za 2026 rok.
Zmiana formy opodatkowania
Zmiana formy opodatkowania nie usuwa skutków wcześniejszego odliczenia. Trzeba najpierw ustalić, jak składka została rozliczona w roku bazowym, a dopiero potem zastosować zasady obowiązujące przy otrzymaniu zwrotu.
| Co wydarzyło się w roku bazowym? | Co wydarzyło się w kolejnym roku? | Decyzja podatkowa |
|---|---|---|
| Składka na skali podatkowej | Dowolna forma opodatkowania | Brak ujęcia zwrotu w PIT. |
| Składka liniowa ujęta w kosztach | Zmiana na ryczałt lub skalę | Trzeba skorygować wcześniejsze koszty według zasad dotyczących przyczyny korekty. |
| Składka liniowa odliczona od dochodu | Zmiana na ryczałt lub skalę | Zwrot rozlicza się w zeznaniu za rok jego otrzymania, odpowiednio jako kwotę doliczaną do przychodu lub dochodu. |
| Składka odliczona na ryczałcie | Zmiana na podatek liniowy lub skalę | Wykazuje się wcześniej odliczoną część zwrotu w zeznaniu właściwym dla bieżącej formy opodatkowania. |
Najpierw ustal sposób rozliczenia składki w roku, którego dotyczy nadpłata. Dopiero potem wybierz sposób ujęcia zwrotu w bieżącym PIT.
Co dzieje się bez wniosku albo przy niedopłacie?
Brak wniosku RZS-R nie powoduje automatycznej wypłaty nadpłaty. ZUS rozliczy środki na koncie płatnika, zwykle zaliczając je na przyszłe zobowiązania. Jeżeli przedsiębiorca ma zaległości, nadpłata może zostać przeznaczona na ich pokrycie zamiast trafić na wskazany rachunek.
Odwrotna sytuacja występuje przy niedopłacie. Brakującą składkę trzeba uregulować w terminie wynikającym z rocznego rozliczenia. Jej późniejsze rozliczenie podatkowe także zależy od formy opodatkowania w roku, w którym została zapłacona. Na skali podatkowej pozostaje neutralna, ryczałtowiec może uwzględnić 50% zapłaconej kwoty, a liniowiec rozlicza ją w ramach limitu obowiązującego w danym roku.
Przy dużej kwocie zwrotu, zmianie formy opodatkowania w trakcie roku albo jednoczesnym stosowaniu kosztów i odliczenia od dochodu warto sprawdzić rozliczenie z księgowym. Najczęstszy błąd polega na potraktowaniu przelewu z ZUS jako zwykłego przychodu, bez ustalenia, czy zwrócona kwota wcześniej obniżyła podstawę opodatkowania.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej ani księgowej.
