Jak wypełnić wniosek o dofinansowanie z PFRON?

Wniosek o dofinansowanie z PFRON składa się z formularza zbiorczego Wn-D oraz załącznika INF-D-P dla każdego pracownika, którego wynagrodzenie obejmuje wniosek. Dokumenty za dany miesiąc trzeba złożyć co do zasady do 25. dnia kolejnego miesiąca, po wypłacie wynagrodzenia. Najwięcej uwagi wymagają stan zatrudnienia, efekt zachęty, koszty płacy i wyliczenie kwoty w pozycji 55 INF-D-P.

Z jakich dokumentów składa się wniosek?

Formularz Wn-D jest wnioskiem zbiorczym pracodawcy. Wpisuje się w nim dane firmy, okres sprawozdawczy, liczbę załączników oraz łączną kwotę dofinansowania.

Do Wn-D dołącza się formularz INF-D-P dotyczący każdego pracownika niepełnosprawnego. Kwota z pozycji 13 Wn-D jest sumą kwot z pozycji 55 wszystkich dołączonych załączników. Jeżeli dofinansowanie stanowi pomoc publiczną, trzeba także dołączyć odpowiedni formularz INF-O-PP albo INF-O-PR.

Jak wypełnić dane identyfikacyjne we Wn-D?

Przed rozpoczęciem pracy przygotuj dane zgodne z CEIDG albo KRS, numer NIP, REGON, właściwe kody GUS, informacje o wielkości przedsiębiorstwa oraz numer rachunku bankowego.

1. Pozycja 1 – zaznacz rodzaj dokumentu: zgłoszeniowy przy pierwszym wniosku, dotyczący miesięcznego dofinansowania przy kolejnym wniosku albo korygujący, gdy poprawiasz wcześniej złożony dokument.
2. Pozycja 2 – wpisz numer w rejestrze PFRON, jeżeli został już nadany.
3. Pozycja 3 – wpisz NIP pracodawcy, jeżeli jego nadanie wynika z przepisów.
4. Pozycja 4 – wpisz REGON. Dziewięciocyfrowy REGON uzupełnij po dziewiątej cyfrze pięcioma zerami.
5. Pozycja 5 – podaj pełną nazwę pracodawcy zgodną z CEIDG albo KRS.
6. Pozycja 6 – wpisz kod podstawowej formy prawnej. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą wybiera kod 2.
7. Pozycja 7 – wpisz kod szczególnej formy prawnej, na przykład 099 dla osoby fizycznej prowadzącej działalność, 116 dla spółki akcyjnej, 117 dla spółki z o.o., 118 dla spółki jawnej, 140 dla spółdzielni albo 148 dla fundacji.
8. Pozycja 8 – podaj kod formy własności. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą wpisuje kod 4.
9. Pozycja 9 – określ wielkość przedsiębiorstwa, stosując dane o zatrudnieniu i obrotach lub sumie bilansowej.
10. Pozycja 10 – wpisz siedmiocyfrowy identyfikator gminy siedziby albo miejsca zamieszkania pracodawcy, jeżeli nie ma on siedziby.
11. Pozycja 11 – wpisz klasę działalności PKD, której dotyczy pomoc. Od 2025 r. stosuj PKD 2025, jeżeli zostało już przyjęte. Kody PKD 2007 mogą być stosowane równolegle na zasadach przejściowych do 31 grudnia 2026 r. Podmiot nieprowadzący działalności gospodarczej wpisuje 0000.
12. Pozycja 12 – podaj miesiąc i rok, którego dotyczy wniosek. Wynagrodzenie za ten okres musi być wypłacone przed złożeniem dokumentów.

Najczęściej używane kody formy prawnej i własności przedstawia tabela:

Przy ustalaniu wielkości przedsiębiorstwa uwzględnij podmioty powiązane, jeżeli przepisy o pomocy publicznej wymagają zsumowania ich danych. Dla mikroprzedsiębiorcy stosuje się kod 0, dla małego przedsiębiorcy kod 1, dla średniego kod 2, dla pozostałego przedsiębiorcy kod 3, a dla pracodawcy niebędącego przedsiębiorcą kod 4.

Jak obliczyć stan zatrudnienia i efekt zachęty?

Stan zatrudnienia w pozycjach 36–42

W pozycjach 36–38 Wn-D wykazujesz etaty, a nie liczbę osób. Pozycja 36 dotyczy pracowników niepełnosprawnych nowo zatrudnionych lub przejętych w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy w danym miesiącu. Wymiar etatu pomniejsz za okres, w którym pracownik nie był jeszcze zatrudniony albo przebywał na urlopie bezpłatnym.

Przykładowo pracownik zatrudniony na pełny etat od 15. dnia miesiąca, który ma 28 dni, daje 0,500 etatu. Pracownik zatrudniony na pół etatu od 15. dnia miesiąca daje 0,250 etatu. Wynik zaokrąglaj zgodnie z zasadą wskazaną w formularzu.

Pozycja 37 obejmuje ogólny stan zatrudnienia, a pozycja 38 stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Nie wliczaj między innymi:

• osób niepełnosprawnych przebywających na urlopie bezpłatnym,
• osób pełnosprawnych na urlopie rodzicielskim lub wychowawczym,
• osób odbywających służbę wojskową albo zastępczą,
• osób korzystających ze świadczenia rehabilitacyjnego lub określonych urlopów bezpłatnych.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 etatów musi co do zasady osiągać co najmniej 6-procentowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Przy mniejszym zatrudnieniu ten próg nie ma zastosowania.

Przykład: jeśli po wyłączeniach w pozycji 37 wykazujesz 35,500 etatu, a w pozycji 38 – 2,500 etatu, wskaźnik wynosi około 7,04%. Warunek 6% jest spełniony.

Na czym polega efekt zachęty?

Efekt zachęty jest warunkiem uzyskania dofinansowania, jeżeli wsparcie stanowi pomoc publiczną. Bada się go w miesiącu zatrudnienia pracownika niepełnosprawnego albo jego przejęcia na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy.

Metoda ilościowa polega na wykazaniu wzrostu netto zatrudnienia ogółem w miesiącu zatrudnienia w porównaniu ze średnim stanem zatrudnienia z 12 poprzednich miesięcy. W pozycjach 39 i 41 Wn-D wykazujesz odpowiednio bieżący i średni stan zatrudnienia. Przy przedsiębiorstwach powiązanych trzeba uwzględnić personel całej jednostki gospodarczej.

Przykład: jeżeli bieżący stan zatrudnienia wynosi 24,000 etatu, a średni stan z poprzednich 12 miesięcy 23,500 etatu, nastąpił wzrost netto o 0,500 etatu. Metoda ilościowa może zostać spełniona.

Metoda jakościowa ma zastosowanie, gdy nie można wykazać wzrostu zatrudnienia ogółem. Trzeba wtedy wykazać, że pracownik zajął miejsce zwolnione między innymi wskutek rozwiązania umowy przez pracownika, porozumienia stron, przejścia na rentę, upływu czasu, na który zawarto umowę, albo zmniejszenia wymiaru czasu pracy na wniosek poprzedniego pracownika.

Efektu zachęty nie bada się w niektórych przypadkach, między innymi gdy pracownik stał się niepełnosprawny w trakcie zatrudnienia, a wniosek dotyczy okresu od lipca 2016 r., albo gdy na tego pracownika pobierano pomoc przed 1 stycznia 2009 r.

Termin składania jest nieprzekraczalnym elementem procedury. Wn-D, INF-D-P i wymagane formularze dodatkowe złóż do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą. Gdy 25. dzień przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny, termin przesuwa się na kolejny dzień roboczy.

Jak wypełnić załącznik INF-D-P?

INF-D-P wypełnia się osobno dla każdego pracownika. Dane identyfikacyjne pracownika, takie jak imię, nazwisko i PESEL, podaj w każdym załączniku dotyczącym tej osoby. Pozostałe dane adresowe można pominąć, jeżeli były już wykazane i nie uległy zmianie.

1. Pozycje 1–6 – wpisz numer PFRON, PESEL, ewentualnie dokument tożsamości, NIP, nazwisko i imię pracownika.
2. Pozycje 7–16 – podaj drugie imię i adres pracownika, jeżeli składasz informację po raz pierwszy albo dane się zmieniły.
3. Pozycja 17 – wpisz miesiąc i rok okresu sprawozdawczego.
4. Pozycja 18 – wpisz miesiąc i rok wypłaty wynagrodzenia za okres z pozycji 17.
5. Pozycja 19 – zaznacz, czy formularz jest składany z wnioskiem zwykłym, czy z korektą.
6. Pozycja 20 – nadaj numer załącznika INF-D-P w ramach danego Wn-D. Przy trzech załącznikach wpisujesz kolejno 1, 2 i 3.
7. Pozycje 21–44 – wykaż wymiar etatu według stopnia niepełnosprawności, informacji o schorzeniu szczególnym i statusu pracodawcy.
8. Pozycja 45 – wpisz datę zatrudnienia albo przejęcia pracownika. Po przerwie między umowami zbadaj efekt zachęty w miesiącu ponownego zatrudnienia.
9. Pozycje 46–48 – określ, czy dofinansowanie jest pomocą publiczną, czy pracodawca prowadzi działalność gospodarczą oraz czy efekt zachęty został wykazany albo nie był wymagany.
10. Pozycje 49 i 53 – wpisz inne środki publiczne dotyczące kosztów płacy. Wartości nie mogą pozostać puste, nawet jeśli wynoszą 0.
11. Pozycja 51 – wpisz maksymalną kwotę dofinansowania ustaloną według stopnia niepełnosprawności, wymiaru etatu i ewentualnego schorzenia szczególnego.
12. Pozycja 52 – wpisz koszty płacy pracownika za dany okres.
13. Pozycja 54 – wpisz 75% albo 90% kosztów płacy, zależnie od statusu pracodawcy.
14. Pozycja 55 – oblicz kwotę do wypłaty jako najniższą z wartości z pozycji 51, wartości z pozycji 52 pomniejszonej o pozycję 53 oraz wartości z pozycji 54.

Limity dofinansowania od lipca 2024 r.

Kwoty dotyczą pełnego etatu. Przy części etatu limit ustala się proporcjonalnie. Schorzenia szczególne obejmują między innymi chorobę psychiczną 02-P, niepełnosprawność intelektualną 01-U, całościowe zaburzenia rozwojowe 12-C, epilepsję 06-E oraz ślepotę 04-O w stopniu znacznym lub umiarkowanym.

Co wliczyć do kosztów płacy?

W pozycji 52 uwzględnij wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki emerytalne, rentowe i wypadkowe. W określonych przypadkach dochodzą składki na Fundusz Pracy, FGŚP i Fundusz Solidarnościowy. Do kosztów płacy mogą należeć:

• wynagrodzenie za pracę, urlop i usprawiedliwioną płatną nieobecność,
• wynagrodzenie za czas choroby wypłacane przez pracodawcę,
• premie, nagrody i prowizje możliwe do przyporządkowania do danego miesiąca,
• dodatki, między innymi nocne, funkcyjne, stażowe i za godziny nadliczbowe,
• ekwiwalenty i ryczałty związane z pracą zdalną.

Nie zaliczaj do nich zasiłków, odpraw, nagród jubileuszowych, zapomóg ani ekwiwalentów niezwiązanych z pracą zdalną. Składniki kosztów płacy powinny być wypłacone terminowo albo z opóźnieniem nie dłuższym niż 14 dni, z uwzględnieniem szczególnych zasad dotyczących składek.

Jeżeli pomoc stanowi pomoc publiczną, limit kosztów płacy w pozycji 54 wynosi 75%. Dla pracodawcy niebędącego przedsiębiorcą może wynosić 90%. Kwotę z pozycji 55 ustalisz według wzoru:

pozycja 55 = najniższa wartość z pozycji 51, pozycji 52 minus pozycja 53 oraz pozycji 54.

Wn-D jest wnioskiem zbiorczym, dlatego w pozycji 13 wpisz sumę pozycji 55 ze wszystkich załączników. W korekcie uwzględnij prawidłowe, niekorygowane załączniki złożone wcześniej oraz załączniki poprawiane lub dodawane. Pozycja 14 powinna odpowiadać liczbie INF-D-P dołączonych do danego dokumentu, a nie liczbie formularzy INF-O.

Co sprawdzić przed wysłaniem dokumentów?

Przed podpisaniem i wysłaniem Wn-D sprawdź następujące elementy:

• okres sprawozdawczy i termin do 25. dnia kolejnego miesiąca,
• wypłatę wynagrodzeń przed złożeniem dokumentów,
• zgodność etatów w pozycjach 36–38 Wn-D i w INF-D-P,
• prawidłowe ustalenie efektu zachęty, jeżeli wymagają tego zasady pomocy publicznej,
• sumę pozycji 55 wpisaną w pozycji 13 Wn-D,
• liczbę załączników INF-D-P wpisaną w pozycji 14,
• numer rachunku bankowego, jeżeli nie został wcześniej potwierdzony albo uległ zmianie,
• podpis w pozycji 44 oraz wymagane formularze INF-O-PP albo INF-O-PR.

Dokumenty można składać papierowo albo elektronicznie w Systemie Obsługi Dofinansowań i Refundacji. Przy korekcie nie wysyłaj automatycznie wszystkich wcześniejszych załączników, lecz te INF-D-P, które korygujesz lub dodajesz, zgodnie z zasadami dotyczącymi danego okresu.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy dokumentacji pracodawcy ani aktualnych instrukcji PFRON. Przed złożeniem wniosku sprawdź obowiązujący wzór formularza oraz aktualne wyjaśnienia dotyczące okresu, którego dotyczy dofinansowanie.