Dofinansowanie na szkolenia z Krajowego Funduszu Szkoleniowego – jak uzyskać?

Dofinansowanie na szkolenia z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) uzyskuje się po złożeniu elektronicznego wniosku do właściwego Powiatowego Urzędu Pracy (PUP), w terminie lokalnego naboru. KFS finansuje kształcenie ustawiczne pracodawców i pracowników, ale wsparcie wymaga spełnienia warunków naboru, wniesienia wkładu własnego oraz rozliczenia wydatków.

Czym jest KFS i kto może z niego skorzystać?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to wydzielona część Funduszu Pracy przeznaczona na kształcenie ustawiczne. Jego celem jest podnoszenie kompetencji, które pomagają utrzymać zatrudnienie i dostosować kwalifikacje do potrzeb zmieniającego się rynku pracy.

O środki może wystąpić pracodawca w rozumieniu przepisów o rynku pracy, czyli podmiot zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę. Sama działalność gospodarcza bez pracowników etatowych nie wystarcza, aby uzyskać wsparcie w tej formule. Szczegółowe zasady mogą obejmować także finansowanie kształcenia innych osób, jeżeli przewidują to aktualne przepisy i dokumentacja naboru.

Wniosek składa się do PUP właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy albo miejsce prowadzenia działalności. Nabory nie są prowadzone centralnie. Każdy urząd określa własny termin, dostępny budżet i priorytety, dlatego wiążące informacje znajdują się w ogłoszeniu właściwego urzędu.

Jak uzyskać dofinansowanie na szkolenia z KFS?

Procedura wymaga przygotowania dokumentów przed rozpoczęciem naboru. Kolejne działania wyglądają następująco:

1. Sprawdź nabór w swoim PUP – znajdź urząd właściwy dla siedziby firmy lub miejsca prowadzenia działalności i sprawdź termin składania wniosków, limit środków oraz priorytety.
2. Wybierz kształcenie – ustal, jakie szkolenie, studia podyplomowe, egzamin lub inna forma kształcenia odpowiada potrzebom firmy i pracowników. Zweryfikuj dane realizatora, program, liczbę godzin, miejsce oraz koszt usługi.
3. Przygotuj wniosek i załączniki – podaj dane firmy, liczbę uczestników, zakres kształcenia, całkowity koszt, kwotę z KFS i wkład własny. Uzasadnij potrzebę szkolenia, odnosząc ją do priorytetu oraz sytuacji na lokalnym lub regionalnym rynku pracy.
4. Podpisz wniosek elektronicznie – wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis zaufany, zgodnie z zasadami wskazanymi przez urząd.
5. Złóż dokumenty w terminie – wniosek przesyła się elektronicznie przez konto wskazane w ogłoszeniu PUP. Dokumenty wysłane po terminie mogą pozostać bez rozpatrzenia.
6. Podpisz umowę z urzędem – pozytywnie rozpatrzony wniosek staje się podstawą umowy określającej kwotę wsparcia, sposób przekazania środków, zasady realizacji, dokumenty rozliczeniowe i warunki zwrotu pieniędzy.

Nie rozpoczynaj kształcenia ani nie pon
oś kosztów przed sprawdzeniem warunków umowy. PUP może kontrolować realizację wsparcia, także w miejscu prowadzenia szkolenia.

Ile wynosi dofinansowanie i wkład własny?

Poziom wsparcia zależy przede wszystkim od wielkości podmiotu. Zgodnie z przekazanymi zasadami mikroprzedsiębiorca może otrzymać do 90% kosztów, a pozostały pracodawca do 70%. Oznacza to, że wkład własny nie jest dodatkowym limitem dofinansowania, lecz częścią kosztu, którą pracodawca musi pokryć samodzielnie.

Dofinansowanie nie może przekroczyć limitu określonego jako 200% przeciętnego wynagrodzenia na jednego uczestnika, przy czym aktualną kwotę należy każdorazowo ustalić na podstawie zasad danego naboru. Wsparcie dla przedsiębiorcy jest udzielane na zasadach pomocy de minimis, gdy ma to zastosowanie. Dlatego do wniosku trzeba dołączyć wymagane zaświadczenia lub oświadczenia dotyczące wcześniej otrzymanej pomocy publicznej.

Na jakie koszty można przeznaczyć środki?

KFS może finansować kształcenie ustawiczne podjęte z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. W zależności od aktualnych przepisów i ogłoszenia PUP środki mogą obejmować:

• szkolenia i studia podyplomowe dla pracowników lub pracodawcy,
• egzaminy potwierdzające nabycie kwalifikacji, umiejętności lub uprawnień zawodowych,
• badania lekarskie i psychologiczne wymagane w związku z kształceniem lub późniejszą pracą,
• ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków związane z udziałem w kształceniu.

Do wniosku dołącza się zwykle program kształcenia, informacje o realizatorze oraz dokument potwierdzający ukończenie usługi. PUP może wymagać także uzasadnienia wyboru konkretnego realizatora i porównania ceny z podobnymi usługami, jeżeli takie oferty są dostępne.

Jakie priorytety KFS trzeba spełnić?

Priorytety są ustalane na dany rok i mogą być doprecyzowane przez konkretny urząd. Wśród wskazywanych obszarów znajdują się:

• kształcenie pracodawców zatrudniających cudzoziemców,
• kompetencje związane z nowymi technologiami, procesami i narzędziami pracy,
• zawody deficytowe rozpoznane na poziomie powiatu lub województwa,
• kształcenie nowo zatrudnionych osób albo pracowników po 50. roku życia, którym zmieniono zakres obowiązków,
• wsparcie osób powracających na rynek pracy po przerwie związanej z opieką nad dzieckiem oraz członków rodzin wielodzietnych,
• kompetencje cyfrowe oraz umiejętności związane z energetyką i gospodarką odpadami, zwłaszcza u osób poniżej 30. roku życia.

Lista nie jest uniwersalna dla całego kraju. Przed wyborem szkolenia sprawdź priorytety wskazane w ogłoszeniu lokalnego PUP. Jeżeli w powiecie nie ma aktualnego naboru, trzeba poczekać na kolejne ogłoszenie lub skontaktować się z urzędem w sprawie planowanych działań.

Co sprawdzić przed wysłaniem wniosku?

Przed podpisaniem dokumentów przejdź przez najważniejsze punkty kontrolne:

• Realizator szkolenia – sprawdź wymagany wpis do właściwego rejestru oraz kompletne dane podmiotu szkoleniowego.
• Program kształcenia – upewnij się, że zawiera cele, liczbę godzin, plan nauczania i sposób potwierdzenia efektów.
• Wkład własny – przelicz kwotę na podstawie kosztu całkowitego, poziomu dofinansowania i limitu na uczestnika.
• Pomoc de minimis – przygotuj aktualne zaświadczenia lub oświadczenia oraz wymagane formularze.
• Załączniki i podpis – sprawdź, czy wniosek zawiera listę uczestników, dane rachunku, dokumenty firmy i wszystkie wymagane oświadczenia.

Urząd może wezwać do uzupełnienia braków, ale nie należy zakładać, że każdą pomyłkę będzie można naprawić po terminie. Pracownik PUP może wyjaśnić zasady naboru, lecz nie przygotowuje ani nie podpisuje wniosku za przedsiębiorcę.

Najbliższy nabór, właściwy urząd i aktualne formularze znajdziesz na stronie psz.praca.gov.pl, korzystając z wyszukiwarki urzędów pracy. To tam należy sprawdzić terminy i warunki obowiązujące w Twoim powiecie przed rozpoczęciem procedury.