Dofinansowanie do wynagrodzeń z PFRON – jak uzyskać wsparcie?

Pracodawca zatrudniający osobę z niepełnosprawnością może otrzymać miesięczne dofinansowanie do jej wynagrodzenia z PFRON. Wsparcie dotyczy przede wszystkim pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a jego uzyskanie wymaga spełnienia warunków formalnych, terminowego rozliczania kosztów płacy i – gdy dofinansowanie jest pomocą publiczną – wykazania efektu zachęty.

Ile wynosi dofinansowanie z PFRON?

Kwoty obowiązujące za okresy sprawozdawcze od lipca 2024 r. dotyczą pracownika zatrudnionego na pełny etat. Są to wartości maksymalne. Ostateczna wypłata może być niższa, jeżeli ograniczają ją koszty płacy, wymiar etatu albo pomoc otrzymana z innych źródeł.

Przy zatrudnieniu na część etatu PFRON ustala wsparcie proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Jeżeli pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców, łączna pomoc nie może przekroczyć kwoty przypisanej do pełnego etatu. Gdy łączny wymiar pracy przekracza etat, pierwszeństwo przy ustalaniu dofinansowania ma pracodawca, który zatrudnił tę osobę wcześniej.

Jakie zwiększenia przysługują za schorzenia szczególne?

Podstawowa kwota może zostać zwiększona, gdy określone schorzenie wynika z sentencji, symbolu przyczyny niepełnosprawności, wskazań albo uzasadnienia zawartego w orzeczeniu. Dotyczy to symboli 02-P, 01-U, 12-C i 06-E, a także symbolu 04-O w przypadku osoby niewidomej ze znacznym albo umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.

Zwiększenie nie wynika wyłącznie z informacji przekazanej przez pracownika. Pracodawca powinien dysponować dokumentem, z którego można wywnioskować występowanie schorzenia objętego podwyższeniem.

Kwota dofinansowania jest także ograniczona kosztami płacy. W przypadku pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą nie może przekroczyć 75% poniesionych kosztów płacy, a u pracodawcy nieprowadzącego działalności gospodarczej – 90%. Przy wyliczeniu bierze się pod uwagę najniższą z wartości:

• maksymalną kwotę przypisaną do stopnia i rodzaju niepełnosprawności,
• koszty płacy pomniejszone o pomoc otrzymaną na te same koszty z innych źródeł,
• limit 75% albo 90% kosztów płacy, zależnie od rodzaju pracodawcy.

Jakie warunki musi spełnić pracodawca?

Podstawą ubiegania się o wsparcie jest zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością zgodnie z przepisami prawa pracy i ujęcie jej w ewidencji prowadzonej przez PFRON. Co do zasady dofinansowanie dotyczy umowy o pracę. Nie obejmuje osób wykonujących pracę wyłącznie na podstawie umowy zlecenia albo umowy o dzieło.

Pracodawca powinien posiadać dokument potwierdzający status pracownika jako osoby z niepełnosprawnością. Jeżeli zatrudnia co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty, musi co do zasady osiągać wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami na poziomie co najmniej 6%. Wymóg ten nie dotyczy pracodawcy z otwartego rynku pracy zatrudniającego mniej niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Przed złożeniem dokumentów sprawdź przede wszystkim następujące warunki:

• Legalne zatrudnienie – pracownik musi być zatrudniony na podstawie stosunku pracy, a pracodawca powinien mieć dokumentację potwierdzającą niepełnosprawność.
• Terminowe koszty płacy – wynagrodzenie i składki powinny zostać opłacone w terminie albo z opóźnieniem nieprzekraczającym 14 dni, z zastrzeżeniem szczególnych zasad dotyczących składek ZUS.
• Właściwa forma wypłaty – wynagrodzenie trzeba przekazać na rachunek pracownika, rachunek SKOK albo za pośrednictwem uprawnionego podmiotu doręczającego pieniądze.
• Brak istotnych zaległości wobec PFRON – zaległości przekraczające łącznie 100 zł mogą prowadzić do wstrzymania wypłaty.
• Dokumentacja – należy przechowywać dowody zatrudnienia, wypłaty wynagrodzeń, poniesienia kosztów płacy i ustalenia prawa do wsparcia.

Na czym polega efekt zachęty?

Efekt zachęty jest warunkiem uzyskania dofinansowania stanowiącego pomoc publiczną. Ustala się go zasadniczo w miesiącu rozpoczęcia pracy przez osobę z niepełnosprawnością, a następnie zachowuje przez okres zatrudnienia, chyba że dojdzie do przerwy w zatrudnieniu albo utraty statusu osoby z niepełnosprawnością.

Metoda ilościowa polega na wykazaniu, że zatrudnienie pracownika spowodowało wzrost ogólnego zatrudnienia w porównaniu ze średnim stanem z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia pracy.

Metoda jakościowa pozwala wykazać efekt zachęty mimo braku wzrostu zatrudnienia. Stosuje się ją, gdy osoba z niepełnosprawnością obejmuje wakat powstały po odejściu innego pracownika, między innymi wskutek wypowiedzenia złożonego przez pracownika, porozumienia stron, przejścia na rentę, upływu okresu umowy albo zmniejszenia wymiaru czasu pracy na wniosek pracownika.

Wniosek należy złożyć w pierwszym możliwym terminie po spełnieniu wszystkich warunków. Wielomiesięczne opóźnienie może podważyć wykazanie, że pomoc była konieczna do zatrudnienia albo dalszego zatrudniania pracownika.

Co wlicza się do kosztów płacy?

Do kosztów płacy zalicza się między innymi:

• wynagrodzenie brutto, w tym wynagrodzenie za pracę, urlop i chorobę finansowane przez pracodawcę,
• premie, nagrody, prowizje oraz dodatki możliwe do przyporządkowania do danego miesiąca,
• obowiązkowe składki emerytalne, rentowe i wypadkowe finansowane przez pracodawcę,
• obowiązkowe wpłaty na Fundusz Pracy, FGŚP i Fundusz Solidarnościowy,
• ekwiwalent albo ryczałt związany z wykonywaniem pracy zdalnej.

Nie uwzględnia się między innymi zasiłków, odpraw, nagród jubileuszowych, zapomóg i ekwiwalentów niezwiązanych z pracą zdalną. Dofinansowanie nie obejmuje też części wynagrodzenia sfinansowanej ze środków publicznych, poza wyjątkami określonymi w ustawie o rehabilitacji.

Jak złożyć wniosek w systemie SODiR?

Dokumenty składa się do PFRON za każdy miesiąc, którego dotyczy pomoc. Elektroniczna obsługa odbywa się w Systemie Obsługi Dofinansowań i Refundacji, czyli SODiR. Przy pierwszym wniosku pracodawca musi wcześniej zarejestrować się w systemie.

Procedura obejmuje następujące działania:

1. Zarejestruj pracodawcę w SODiR i przygotuj dane identyfikacyjne, rachunek bankowy oraz dane osoby upoważnionej do kontaktu.
2. Ustal status pracownika, stopień niepełnosprawności, wymiar etatu, koszty płacy i ewentualne schorzenie szczególne.
3. Wypełnij wniosek Wn-D oraz informację INF-D-P za konkretny okres sprawozdawczy.
4. Dołącz wymagany formularz dotyczący pomocy publicznej, w szczególności INF-O-PP albo INF-O-PR, jeżeli jest wymagany.
5. Wyślij dokumenty w SODiR do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą, i zachowaj potwierdzenie złożenia.

Przykładowo dokumenty za lipiec składa się co do zasady do 25 sierpnia. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

PFRON sprawdza wniosek pod względem formalnym i rachunkowym. W razie błędów wzywa pracodawcę do ich usunięcia. Po ustaleniu kwoty dofinansowanie jest przekazywane na rachunek bankowy pracodawcy.

Kiedy dofinansowanie nie przysługuje?

Przed wysłaniem dokumentów sprawdź poniższą listę. Każda z tych sytuacji może pozbawić pracodawcę prawa do wypłaty albo spowodować jej wstrzymanie:

• Pracodawca ma wobec PFRON zaległości przekraczające łącznie 100 zł.
• Wynagrodzenie zostało wypłacone w gotówce albo po złożeniu wniosku.
• Koszty płacy zostały poniesione z opóźnieniem przekraczającym dopuszczalny termin.
• Nie wykazano efektu zachęty, gdy dofinansowanie jest pomocą publiczną.
• Wynagrodzenie lub jego część została sfinansowana ze środków publicznych, a nie zachodzi ustawowy wyjątek.
• Pracownik z umiarkowanym albo lekkim stopniem niepełnosprawności ma ustalone prawo do emerytury.
• Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 osób nie osiąga wymaganego 6-procentowego wskaźnika.

Przed wysłaniem wniosku upewnij się, że opłacono składki i wynagrodzenie, przelew trafił do pracownika przed złożeniem dokumentów, kwota została obliczona proporcjonalnie do etatu, a dokumentacja potwierdza zarówno status pracownika, jak i efekt zachęty.

Dofinansowanie do wynagrodzeń z PFRON wymaga połączenia prawidłowego zatrudnienia, poprawnych wyliczeń i terminowej obsługi SODiR. Największe znaczenie mają aktualna kwota dla danego stopnia niepełnosprawności, właściwe udokumentowanie schorzenia szczególnego oraz wykazanie efektu zachęty w pierwszym możliwym okresie.

Materiał ma charakter informacyjny. Przed złożeniem wniosku należy sprawdzić aktualne formularze, terminy i wytyczne PFRON oraz uwzględnić przepisy obowiązujące w okresie, którego dotyczy dofinansowanie.