Ulga na złe długi w PIT-28 – jak z niej skorzystać?

Ulga na złe długi w PIT-28 pozwala wierzycielowi zmniejszyć przychód o nieotrzymaną należność, a dłużnikowi nakazuje zwiększyć przychód o nieuregulowane zobowiązanie. Korekta dotyczy przychodów, nie dochodu, i jest wykazywana bezpośrednio w PIT-28 – bez załącznika PIT/WZ.

Na czym polega ulga na złe długi w ryczałcie?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest obliczany od przychodu, ponieważ podatnik co do zasady nie rozlicza kosztów uzyskania przychodów. Dlatego nieopłacona faktura nie prowadzi tutaj do korekty dochodu. Wierzyciel pomniejsza przychód, a dłużnik zwiększa przychód o wartość niespłaconej należności lub zobowiązania.

Dla wierzyciela skorzystanie z ulgi jest prawem, a nie obowiązkiem. Dłużnik nie ma takiego wyboru – po spełnieniu ustawowych warunków musi zwiększyć przychód. Korekta nie wpływa na limit przychodów decydujący o możliwości opodatkowania ryczałtem. Zmniejszenia i zwiększenia wynikające z ulgi nie są uwzględniane przy limicie 250 000 euro.

Jakie warunki trzeba spełnić?

Ulga dotyczy wierzytelności i zobowiązań wynikających z transakcji handlowej, czyli przede wszystkim odpłatnej dostawy towarów lub świadczenia usług między przedsiębiorcami. Aby zastosować korektę, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

• Upływ 90 dni – termin liczy się od pierwszego dnia po określonym na fakturze, rachunku lub w umowie terminie płatności.
• Transakcja musi być związana z działalnością gospodarczą wierzyciela i dłużnika, a przychody z niej powinny podlegać opodatkowaniu w Polsce.
• Dłużnik nie może być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego ani likwidacji. Jego status sprawdza się na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego dzień złożenia zeznania.
• Od wystawienia faktury lub zawarcia umowy nie mogą upłynąć 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano tę czynność. Jeśli fakturę wystawiono i umowę zawarto w różnych latach, bierze się pod uwagę późniejszą czynność.
• Wierzytelność wierzyciela nie może być do dnia złożenia zeznania uregulowana ani zbyta. Przy częściowej zapłacie korekta obejmuje tylko pozostałą część należności.

Jeżeli termin płatności określony w umowie lub na fakturze narusza ustawowe zasady dotyczące terminów zapłaty w transakcjach handlowych, termin 90 dni może być liczony od krótszego terminu wynikającego z przepisów.

Wierzyciel a dłużnik – kto i co wykazuje?

Przychód koryguje się według stawki właściwej dla pierwotnej transakcji. Jeżeli nieopłacona usługa była opodatkowana stawką 8,5%, zmniejszenie lub zwiększenie dotyczy przychodów przypisanych do tej stawki. Korekta nie powinna być traktowana jako nowy, odrębny rodzaj przychodu.

Jak rozliczyć ulgę w PIT-28?

Postępowanie można przeprowadzić w kilku krokach:

1. Sprawdź datę wymagalności faktury lub zobowiązania i ustal dzień, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności.
2. Ustal kwotę faktycznie nieuregulowanej wierzytelności lub zobowiązania. Przy częściowej zapłacie uwzględnij wyłącznie pozostałą kwotę.
3. Zweryfikuj status dłużnika oraz limit 2 lat liczony od końca właściwego roku kalendarzowego.
4. Wpisz zmniejszenie albo zwiększenie przychodów bezpośrednio w odpowiedniej części zeznania PIT-28.
5. Zachowaj fakturę, umowę, ewidencję rozrachunków i dokumenty potwierdzające brak zapłaty.

Nie składa się załącznika PIT/WZ. Od 2023 r. dane dotyczące ulgi wykazuje się bezpośrednio w zeznaniu. W PIT-28 należy ująć odpowiednią kwotę w części dotyczącej zmniejszeń lub zwiększeń przychodów z tytułu wierzytelności i zobowiązań wynikających z transakcji handlowych.

Ulga może być zastosowana już przy obliczaniu miesięcznego ryczałtu, a następnie wykazana w zeznaniu rocznym. Nie można jednak skorzystać z niej dwa razy. Jeżeli zmniejszenie zostało uwzględnione w trakcie roku, w PIT-28 trzeba wykazać tę samą korektę tylko raz w ujęciu rocznym.

Co dzieje się po zapłacie w kolejnym roku?

Jeżeli wierzyciel otrzyma zapłatę albo sprzeda wierzytelność po roku, w którym zmniejszył przychody, musi zwiększyć przychody o wcześniej odliczoną kwotę. Odwrotną korektę wykazuje w zeznaniu za rok, w którym doszło do zapłaty lub zbycia wierzytelności.

Po stronie dłużnika mechanizm działa odwrotnie. Jeżeli wcześniej zwiększył przychód z powodu nieuregulowanego zobowiązania, a następnie zapłacił kontrahentowi w kolejnym roku, może pomniejszyć przychód w rozliczeniu za rok zapłaty. Przy płatności częściowej korekta obejmuje wyłącznie zapłaconą część.

Ulga na złe długi w PIT nie jest ulgą na złe długi w VAT. To odrębne mechanizmy, wykazywane według innych zasad. PIT-28 dotyczy korekty przychodów z podatku dochodowego.

W przypadku ryczałtowca szczególne znaczenie ma to, że dłużnik zwiększa przychód mimo braku kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to zobowiązania związanego z działalnością, na przykład zakupu towaru lub usługi. Nie należy więc przenosić do PIT-28 zasad właściwych dla podatników rozliczających koszty na skali podatkowej lub podatku liniowym.

O czym pamiętać przed złożeniem zeznania?

Przed wysłaniem PIT-28 sprawdź, czy minęło 90 dni, należność nadal pozostaje nieuregulowana i nie upłynął limit 2 lat. Wierzyciel powinien posiadać dokumenty potwierdzające powstanie oraz wysokość wierzytelności, a dłużnik – dokumentację zobowiązania i jego późniejszej zapłaty.

Najważniejsza zasada jest prosta: wierzyciel zmniejsza przychód, dłużnik zwiększa przychód, a obie strony wykazują korektę bezpośrednio w PIT-28, bez PIT/WZ. Po późniejszej zapłacie trzeba wykonać korektę odwrotną w rozliczeniu za rok zapłaty.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Przy rozliczeniach obejmujących wiele faktur, korekty za wcześniejsze lata lub nietypowy status kontrahenta warto skonsultować sposób postępowania z doradcą podatkowym.