Dokument potrzebny do udokumentowania zakupu samochodu zależy przede wszystkim od statusu sprzedawcy. Od osoby prywatnej otrzymasz umowę kupna-sprzedaży, a od firmy lub komisu – fakturę VAT albo fakturę VAT-marża. Przy umowie zwykle trzeba rozliczyć PCC w ciągu 14 dni, a wniosek o rejestrację pojazdu złożyć w ciągu 30 dni od zakupu.
Umowa, faktura VAT czy faktura VAT-marża?
Rodzaj dokumentu wpływa na późniejsze obowiązki podatkowe. Najpierw ustal więc, czy sprzedawca działa prywatnie, czy sprzedaje samochód w ramach działalności gospodarczej.
| Sprzedawca | Dokument | PCC | VAT |
|---|---|---|---|
| Osoba prywatna | Umowa kupna-sprzedaży | Zwykle 2% wartości rynkowej auta | Brak VAT do odliczenia |
| Firma wystawiająca fakturę VAT | Faktura VAT | Co do zasady brak PCC | Odliczenie zależy od statusu kupującego i sposobu używania samochodu |
| Komis lub handlarz używanymi autami | Faktura VAT-marża | Co do zasady brak PCC | Na fakturze nie ma VAT do odliczenia przez kupującego |
Faktura VAT-marża oznacza, że sprzedawca rozlicza VAT od własnej marży, a nie od całej ceny samochodu. Kupujący nie otrzymuje jednak wyodrębnionej kwoty podatku, dlatego nie odlicza VAT z takiego zakupu.
Jeżeli kupujesz auto na firmę od osoby prywatnej, sam fakt prowadzenia działalności nie zmienia rodzaju dokumentu. Nadal podstawą zakupu będzie umowa kupna-sprzedaży. Nie będzie na niej VAT do odliczenia, a może powstać obowiązek zapłaty PCC.
Co musi zawierać umowa kupna-sprzedaży?
Umowa może być sporządzona na gotowym formularzu, komputerowo albo odręcznie. Powinna jednak jednoznacznie wskazywać strony, przedmiot transakcji, cenę i sposób przekazania samochodu. Na dokumencie umieść:
- Dane stron – imiona i nazwiska, adresy, numery PESEL oraz dane dokumentów tożsamości, a w przypadku firmy także nazwę, adres, NIP i dane reprezentanta.
- Dane pojazdu – markę, model, rok produkcji, numer VIN, numer rejestracyjny, przebieg i numer karty pojazdu, jeżeli została wydana.
- Informację o własności – oświadczenie sprzedawcy, że jest właścicielem samochodu i może nim rozporządzać.
- Cenę i sposób zapłaty – kwotę, termin oraz informację, czy płatność nastąpiła gotówką, przelewem lub w inny sposób.
- Opis stanu pojazdu – znane usterki, uszkodzenia i oświadczenie kupującego o zapoznaniu się ze stanem technicznym auta.
- Informację o PCC – wskazanie strony zobowiązanej do zapłaty podatku, najczęściej kupującego.
- Datę i miejsce zawarcia umowy oraz podpisy wszystkich stron.
Jeżeli samochód ma kilku właścicieli, dane i podpisy powinny obejmować każdą osobę. Przy zakupie na współwłasność wszyscy kupujący odpowiadają solidarnie za PCC. Do umowy można dopisać wykaz przekazywanych dokumentów, kluczyków i wyposażenia.
Co zrobić po zakupie samochodu?
Po podpisaniu dokumentu uporządkuj formalności w następującej kolejności:
- Rozlicz PCC, jeśli podatek dotyczy transakcji. Złóż PCC-3 i zapłać podatek w ciągu 14 dni od zawarcia umowy. Najszybciej zrobisz to elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Przy kilku kupujących dołącza się formularze PCC-3/A. PCC wynosi 2% wartości rynkowej samochodu, a nie zawsze ceny wpisanej do umowy. Nie składa się deklaracji, gdy sprzedaż jest opodatkowana VAT albo podstawa opodatkowania nie przekracza 1000 zł, o ile rzeczywiście odpowiada wartości rynkowej.
- Złóż wniosek o rejestrację. Wydziałowi komunikacji przedstaw dokument własności, czyli umowę lub fakturę, dowód rejestracyjny, potwierdzenie ważnego badania technicznego, tablice rejestracyjne, kartę pojazdu, jeżeli została wydana, oraz potwierdzenie OC. Wniosek trzeba złożyć w ciągu 30 dni od nabycia pojazdu.
- Sprawdź ubezpieczenie OC. Polisa poprzedniego właściciela może przejść na kupującego, ale nie przedłuży się automatycznie na kolejny okres. Sprawdź jej ważność i zawrzyj nową umowę albo wypowiedz dotychczasową zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Nie przekraczaj terminów. Spóźnienie z PCC może oznaczać odsetki i odpowiedzialność karnoskarbową, a brak złożenia wniosku o rejestrację w wymaganym czasie może skutkować administracyjną karą pieniężną. Przy imporcie dochodzą odrębne formalności, między innymi akcyza, tłumaczenia dokumentów i dodatkowe dokumenty celne, zależnie od kraju pochodzenia auta.
Dokumenty do wydziału komunikacji
Przed wizytą w urzędzie przygotuj komplet dokumentów, ponieważ brak jednego z nich może opóźnić rejestrację:
- wniosek o rejestrację pojazdu,
- umowę kupna-sprzedaży, fakturę VAT albo fakturę VAT-marża,
- dowód rejestracyjny z potwierdzeniem ważnego badania technicznego,
- kartę pojazdu, jeśli została wydana,
- dotychczasowe tablice rejestracyjne,
- potwierdzenie zawarcia lub przejęcia ubezpieczenia OC,
- potwierdzenia wymaganych opłat.
Dokumentem potwierdzającym zakup dla osoby prywatnej może być umowa, natomiast firma zwykle dołącza do dokumentacji fakturę lub umowę oraz ujmuje samochód w swojej ewidencji zgodnie z zasadami rachunkowymi i podatkowymi.
Co odebrać od sprzedawcy?
Przy przekazaniu samochodu sprawdź, czy otrzymujesz:
- umowę kupna-sprzedaży albo fakturę,
- dowód rejestracyjny,
- kartę pojazdu, jeśli została wydana,
- polisę OC lub dane pozwalające potwierdzić jej ważność,
- potwierdzenie badania technicznego,
- komplet kluczyków oraz dokumenty serwisowe, jeżeli są dostępne.
Przed podpisaniem porównaj numer VIN na samochodzie, dokumencie zakupu i dowodzie rejestracyjnym. Zachowaj także potwierdzenie zapłaty, na przykład wydruk przelewu. Taki komplet pozwoli potwierdzić własność auta, rozliczyć podatek i przeprowadzić rejestrację bez dodatkowego wyjaśniania transakcji.
