Praca zdalna okazjonalna – ile dni przysługuje pracownikowi?

Praca zdalna okazjonalna przysługuje w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik może wykorzystać je na własny wniosek, jeśli charakter obowiązków pozwala na pracę poza siedzibą firmy. Sprawdź, jak złożyć wniosek, kiedy pracodawca może odmówić i czym ten tryb różni się od zwykłej pracy zdalnej.

Praca zdalna okazjonalna – ile dni przysługuje?

Od 7 kwietnia 2023 roku pracownik może skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Limit jest przypisany do pracownika, a nie do konkretnego pracodawcy.

Oznacza to, że po zmianie miejsca zatrudnienia niewykorzystane dni nie przechodzą do kolejnej firmy. Pracownik może natomiast wykorzystać pozostałą część limitu u nowego pracodawcy, jeżeli w danym roku korzystał już z tego rozwiązania.

Praca zdalna okazjonalna obejmuje maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym i nie przechodzi na kolejny rok.

Na czym polega praca zdalna okazjonalna?

Jest to czasowe wykonywanie obowiązków poza miejscem stałej pracy, najczęściej w domu. Rozwiązanie ma służyć pojedynczym, uzasadnionym potrzebom pracownika, a nie regularnej organizacji pracy.

Przepisy nie wymagają wskazania szczegółowej przyczyny we wniosku. Pracownik może więc poprosić o pracę zdalną na przykład z powodu spraw rodzinnych, wizyty serwisanta, krótkiej niedyspozycji lub potrzeby pozostania w domu.

Czy pracodawca musi zaakceptować wniosek?

Nie. Wniosek o pracę zdalną okazjonalną nie wiąże pracodawcy tak jak niektóre szczególne przypadki pracy zdalnej. Pracodawca może odmówić, zwłaszcza gdy realizacja zadań poza biurem jest niemożliwa albo koliduje z organizacją pracy.

Odmowa nie wymaga zastosowania szczególnego formularza. Dla przejrzystości warto jednak, aby pracownik otrzymał informację przed planowanym dniem pracy zdalnej.

Jak złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?

Wniosek należy przekazać pracodawcy przed rozpoczęciem pracy zdalnej. Przepisy nie narzucają jednego wzoru ani konkretnej formy, dlatego firma może przyjmować dokument papierowy, wiadomość e-mail albo wniosek w systemie kadrowym.

Dokument powinien pozwolić ustalić, kto składa wniosek, kiedy praca ma być wykonywana i gdzie pracownik będzie realizował obowiązki. Warto ująć w nim:

• imię i nazwisko pracownika,
• proponowany termin lub liczbę dni pracy zdalnej,
• adres miejsca wykonywania pracy,
• datę złożenia wniosku i podpis albo potwierdzenie elektroniczne.

Czy trzeba podawać powód?

Pracownik nie musi przedstawiać szczegółowego uzasadnienia. Może jednak wskazać ogólną przyczynę, jeżeli ułatwia to organizację pracy albo wynika z wewnętrznych zasad obowiązujących w firmie.

Pracodawca nie powinien wymagać informacji wykraczających poza zakres potrzebny do oceny możliwości wykonania pracy zdalnej. Szczególnej ostrożności wymagają dane dotyczące zdrowia, sytuacji rodzinnej i innych prywatnych okoliczności.

Jak liczyć limit 24 dni?

Limit obejmuje dni, w których praca jest faktycznie wykonywana zdalnie w trybie okazjonalnym. Jeżeli pracownik pracuje poza biurem przez część dnia, dzień ten co do zasady pomniejsza dostępny limit o jeden dzień.

Niewykorzystane dni przepadają z końcem roku. Nie można ich przenieść na kolejny rok ani zamienić na dodatkowe dni urlopu.

Pracownik powinien sprawdzać wykorzystany limit w dokumentacji kadrowej lub w systemie pracowniczym. Ewidencję prowadzi pracodawca, dlatego warto zgłaszać każdą zaakceptowaną pracę zdalną zgodnie z przyjętą procedurą.

Jakie zasady obowiązują podczas pracy zdalnej okazjonalnej?

Praca zdalna okazjonalna nie oznacza zwolnienia z firmowych zasad. Pracownik nadal realizuje obowiązki w uzgodnionych godzinach, pozostaje dostępny i korzysta z narzędzi zapewniających ochronę informacji.

Pracodawca powinien uwzględnić zasady bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych. W praktyce może wymagać potwierdzenia, że wskazane miejsce pozwala na bezpieczne wykonywanie zadań.

W czasie pracy zdalnej pracownik powinien w szczególności:

• zapewnić dostęp do stabilnego połączenia internetowego, jeśli jest ono potrzebne do pracy,
• chronić dokumenty i sprzęt przed dostępem osób postronnych,
• korzystać z firmowych systemów zgodnie z instrukcjami bezpieczeństwa,
• zgłaszać awarie, wypadki i problemy z realizacją obowiązków.

Czy pracodawca może kontrolować miejsce pracy?

Kontrola pracy zdalnej jest możliwa na zasadach ustalonych z pracownikiem i z poszanowaniem jego prywatności. Nie może prowadzić do nieuzasadnionego naruszania miru domowego ani utrudniać korzystania z mieszkania.

Zakres i sposób kontroli powinny uwzględniać charakter pracy. Inaczej będzie wyglądała weryfikacja stanowiska osoby pracującej przy komputerze, a inaczej kontrola zadań wymagających dostępu do dokumentów lub specjalistycznego sprzętu.

Praca zdalna okazjonalna a zwykła praca zdalna

Najważniejsza różnica dotyczy charakteru i limitu. Praca zdalna okazjonalna ma incydentalny charakter i obejmuje najwyżej 24 dni w roku. Zwykła praca zdalna może być wykonywana regularnie, na podstawie uzgodnienia stron, regulaminu albo polecenia w przypadkach przewidzianych przepisami.

Kiedy pracodawca może odmówić?

Odmowa może być uzasadniona organizacją pracy, rodzajem wykonywanych obowiązków albo brakiem warunków technicznych. Dotyczy to na przykład stanowisk wymagających stałej obecności, obsługi klientów na miejscu lub korzystania z urządzeń dostępnych wyłącznie w zakładzie pracy.

Pracodawca może także odmówić, gdy proponowane miejsce nie zapewnia ochrony informacji albo bezpiecznych warunków. Sam fakt złożenia wniosku nie tworzy automatycznego prawa do wykonywania pracy z domu.

Co zrobić po odmowie?

Warto poprosić o wskazanie przyczyny i sprawdzić, czy możliwy jest inny termin. Jeżeli problem dotyczy organizacji pracy, rozwiązaniem może być uzgodnienie pojedynczego dnia urlopu wypoczynkowego, urlopu na żądanie albo innej formy nieobecności.

Pracownik nie powinien samodzielnie rozpocząć pracy zdalnej bez akceptacji. Nieuzgodniona nieobecność w miejscu pracy może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych.

Co warto sprawdzić przed wysłaniem wniosku?

Przed złożeniem dokumentu dobrze zweryfikować firmową procedurę. Niektóre przedsiębiorstwa wskazują termin zgłoszenia, sposób potwierdzania wniosku, wymagania dotyczące sprzętu oraz reguły kontaktu w czasie pracy.

Najbezpieczniej złożyć wniosek z wyprzedzeniem i poczekać na wyraźną zgodę. Należy również sprawdzić, ile dni z limitu zostało już wykorzystanych, ponieważ pracodawca może odmówić, gdy roczny limit został wyczerpany.

Warto zapamiętać:

• pracownikowi przysługują maksymalnie 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w roku,
• wniosek składa się przed rozpoczęciem pracy poza biurem,
• pracodawca może odmówić przyjęcia takiego rozwiązania,
• niewykorzystany limit nie przechodzi na kolejny rok,
• praca zdalna okazjonalna nie zastępuje stałego uzgodnienia pracy zdalnej.