Notę korygującą można wystawić wtedy, gdy faktura zawiera pomyłkę w danych formalnych lub opisowych, ale nie zmienia ona kwoty podatku, wartości sprzedaży ani podstawowych warunków transakcji. Sprawdź, jakie elementy wolno poprawić, kto sporządza dokument i jak prawidłowo przekazać go sprzedawcy.
Co to jest nota korygująca?
Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę towaru lub usługi. Służy do poprawienia określonych błędów na otrzymanej fakturze, gdy pomyłka nie wpływa na rozliczenie VAT ani wartość transakcji.
Dokument nie zastępuje faktury korygującej. Jego zastosowanie jest węższe, ponieważ nabywca nie może samodzielnie zmieniać danych dotyczących ceny, stawki podatku czy kwoty VAT.
Nota korygująca może poprawiać przede wszystkim dane identyfikacyjne i opisowe, ale nie służy do zmiany wartości sprzedaży ani podatku.
Kiedy można wystawić notę korygującą?
Nabywca może wystawić notę, gdy na fakturze znajduje się błąd o charakterze formalnym. Przykładem jest literówka w nazwie firmy, nieprawidłowy adres albo błędny numer NIP, o ile pomyłka nie powoduje zmiany podmiotu będącego stroną transakcji.
Nota korygująca sprawdzi się również wtedy, gdy faktura zawiera niepełny opis towaru, usługę oznaczono w sposób wymagający doprecyzowania albo wpisano niewłaściwy numer zamówienia.
Przed sporządzeniem dokumentu trzeba ocenić, czy poprawiana informacja ma wyłącznie formalny charakter. Jeżeli błąd wpływa na podstawę opodatkowania lub wysokość należności, właściwym rozwiązaniem będzie faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.
Jakie dane można poprawić?
Zakres noty obejmuje dane, które pozwalają prawidłowo opisać dokument i zidentyfikować strony transakcji. Do najczęściej poprawianych informacji należą:
- nazwa lub imię i nazwisko nabywcy albo sprzedawcy,
- adres siedziby, zamieszkania lub prowadzenia działalności,
- numer NIP, jeżeli omyłka nie wskazuje na innego podatnika,
- numer faktury, zamówienia lub dokumentu powiązanego,
- data wystawienia albo data sprzedaży,
- opis towaru lub usługi, który nie zmienia przedmiotu ani wartości transakcji.
W przypadku numeru NIP trzeba zachować ostrożność. Drobna pomyłka możliwa do jednoznacznego przypisania właściwemu kontrahentowi może zostać poprawiona notą, natomiast wskazanie całkowicie innego podatnika wymaga wystawienia prawidłowego dokumentu przez sprzedawcę.
Czego nie można zmienić notą?
Nota korygująca nie służy do ingerowania w elementy mające wpływ na rozliczenie podatku lub wysokość należności. Nabywca nie może za jej pomocą zmienić między innymi:
- ceny jednostkowej lub wartości netto,
- stawki VAT,
- kwoty podatku VAT,
- wartości brutto,
- liczby sprzedanych towarów lub zakresu usługi,
- rabatu, zwrotu, reklamacji albo przyczyny korekty wartości sprzedaży.
Jeżeli na fakturze błędnie podano ilość towaru, cenę lub stawkę podatku, należy skontaktować się ze sprzedawcą. To on powinien wystawić fakturę korygującą albo, w uzasadnionych przypadkach, anulować błędny dokument i przygotować nowy.
Jak wystawić notę korygującą?
Nota powinna mieć formę dokumentu pozwalającego jednoznacznie ustalić, której faktury dotyczy oraz jaki błąd został poprawiony. Można ją przygotować papierowo lub elektronicznie, jeżeli sposób przekazania zapewnia autentyczność i czytelność dokumentu.
Dokument powinien zawierać:
- oznaczenie nota korygująca,
- kolejny numer dokumentu,
- datę wystawienia,
- dane nabywcy i sprzedawcy,
- numer oraz datę wystawienia faktury pierwotnej,
- treść poprawianej informacji i prawidłowe brzmienie,
- podpis wystawcy lub akceptację elektroniczną sprzedawcy.
Najbardziej czytelny zapis pokazuje jednocześnie treść przed korektą i treść prawidłową. Można na przykład wskazać: było: ul. Lipowa 12, powinno być: ul. Lipowa 21.
Czy sprzedawca musi zaakceptować notę?
Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy. Bez potwierdzenia dokument nie wywołuje skutków jako uzgodniona korekta danych na fakturze.
Przepisy nie narzucają jednego sposobu akceptacji. Może to być podpis na dokumencie, wiadomość e-mail, akceptacja w systemie księgowym albo inna forma potwierdzenia, która pozwala wykazać zgodę sprzedawcy.
Przed ujęciem noty w dokumentacji warto zachować zarówno jej treść, jak i dowód akceptacji przez sprzedawcę.
Kiedy nota korygująca nie będzie właściwa?
Nota nie powinna być używana jako szybki sposób naprawienia każdej pomyłki na fakturze. Niewłaściwe zastosowanie dokumentu może utrudnić księgowanie i rozliczenie podatku.
Kontakt ze sprzedawcą jest potrzebny szczególnie wtedy, gdy:
- faktura została wystawiona na całkowicie inny podmiot,
- zmienia się przedmiot sprzedaży,
- konieczna jest zmiana ceny lub ilości,
- pomyłka dotyczy stawki albo kwoty VAT,
- należy uwzględnić zwrot, rabat lub reklamację,
- faktura dokumentuje transakcję, która w rzeczywistości nie miała miejsca.
W takich sytuacjach sprzedawca powinien dobrać właściwy dokument korygujący. Nabywca może przekazać informację o błędzie, lecz nie powinien samodzielnie modyfikować danych wpływających na rozliczenie.
Jak przechowywać notę korygującą?
Notę należy przechowywać razem z fakturą, której dotyczy, oraz z potwierdzeniem akceptacji. Dokumentacja powinna być dostępna w sposób umożliwiający odtworzenie przebiegu korekty.
W przypadku dokumentów elektronicznych warto zachować plik w niezmienionej formie, wiadomość z akceptacją i informacje pozwalające ustalić datę otrzymania. Dokument papierowy powinien być czytelny i trwale powiązany z fakturą pierwotną.
Warto sprawdzić przed wysłaniem noty:
- czy poprawiany błąd nie zmienia kwoty ani stawki VAT,
- czy numer faktury pierwotnej został podany prawidłowo,
- czy opis błędu jasno wskazuje prawidłową treść,
- czy dokument trafi do sprzedawcy w sposób pozwalający uzyskać akceptację,
- czy nota zostanie przechowana razem z fakturą i potwierdzeniem zgody.
