Czy można zwolnić pracownika na L4? Wyjaśniamy przepisy

Co do zasady nie można wypowiedzieć umowy pracownikowi przebywającemu na L4. Wyjątki dotyczą między innymi ciężkiego naruszenia obowiązków, długotrwałej niezdolności do pracy, likwidacji lub upadłości pracodawcy. Sprawdź, jak działają poszczególne przepisy i terminy.

Czy pracodawca może zwolnić pracownika na L4?

Podstawą ochrony jest art. 41 Kodeksu pracy. Pracodawca nie może wręczyć wypowiedzenia w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeżeli nie minął jeszcze okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Zwolnienie lekarskie jest właśnie taką usprawiedliwioną nieobecnością. Zakaz obejmuje zarówno umowę na czas nieokreślony, jak i umowę terminową. Nie oznacza jednak, że stosunek pracy nigdy nie może zakończyć się podczas L4.

Ochrona na L4 dotyczy przede wszystkim zwykłego wypowiedzenia. Nie wyłącza rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, jeżeli spełnione są przesłanki z Kodeksu pracy.

Jakie są tryby zakończenia umowy podczas L4?

Pracodawca powinien najpierw ustalić, czy planowane zakończenie zatrudnienia jest wypowiedzeniem, rozwiązaniem bez wypowiedzenia czy porozumieniem stron. Od tej kwalifikacji zależą warunki, terminy oraz wymagane dokumenty.

• wypowiedzenie umowy – co do zasady niedopuszczalne w trakcie usprawiedliwionej nieobecności,
• rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika – możliwe przy ciężkim naruszeniu obowiązków,
• rozwiązanie bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych – możliwe przy długotrwałej niezdolności do pracy,
• porozumienie stron – możliwe wyłącznie za dobrowolną zgodą pracownika.

Sama choroba nie jest podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego. Może nią być natomiast zachowanie pracownika, które narusza jego obowiązki, w tym nieprawidłowe wykorzystywanie L4.

Kiedy możliwe jest zwolnienie dyscyplinarne na L4?

Art. 52 Kodeksu pracy pozwala rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika także w okresie choroby. Potrzebne jest jednak ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, a pracodawca musi dysponować wiarygodnymi dowodami.

Przykładem może być praca zarobkowa dla innej firmy, wyjazd wypoczynkowy niezgodny z celem zwolnienia albo fałszowanie dokumentów. Ocena konkretnego zachowania zależy od rodzaju choroby, zaleceń lekarskich i okoliczności zdarzenia.

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy musi zostać złożone w terminie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu. Termin nie zawsze zaczyna się w dniu samego zdarzenia, lecz wtedy, gdy pracodawca ma potwierdzone informacje pozwalające ocenić przewinienie.

W firmie objętej działaniem związku zawodowego pracodawca powinien przeprowadzić wymaganą konsultację, jeżeli organizacja reprezentuje danego pracownika. Brak konsultacji może podważyć prawidłowość rozwiązania umowy.

Po jakim czasie długie L4 pozwala rozwiązać umowę?

Długotrwała niezdolność do pracy może uzasadniać rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika. Reguluje to art. 53 Kodeksu pracy.

Standardowy okres zasiłkowy wynosi 182 dni. W przypadku gruźlicy albo niezdolności do pracy przypadającej w czasie ciąży może wynosić 270 dni. Jeżeli po tym okresie pracownik otrzymuje świadczenie rehabilitacyjne, ochrona obejmuje jeszcze pierwsze trzy miesiące jego pobierania.

Pracodawca musi bardzo dokładnie policzyć okresy ochronne. Rozwiązanie umowy nawet o jeden dzień za wcześnie może zostać uznane za niezgodne z prawem.

Co dzieje się po powrocie pracownika do pracy?

Rozwiązanie umowy na podstawie art. 53 nie jest możliwe po stawieniu się pracownika do pracy w związku z ustaniem przyczyny nieobecności. Dotyczy to sytuacji, w której pracownik odzyskał zdolność do pracy, a jego powrót został potwierdzony wymaganym orzeczeniem medycyny pracy.

Po zakończeniu L4 ochrona z art. 41 przestaje działać. Pracodawca może wówczas wypowiedzieć umowę na zasadach ogólnych, ale przyczyna musi być rzeczywista, zgodna z prawem i niedyskryminacyjna.

Sam fakt wcześniejszej choroby nie powinien być wskazywany jako powód wypowiedzenia. Jeżeli przyczyną jest dezorganizacja pracy spowodowana długą absencją, pracodawca powinien wykazać jej rzeczywisty wpływ na funkcjonowanie firmy.

Czy wypowiedzenie wręczone przed L4 pozostaje ważne?

Tak. Jeżeli pracownik otrzymał wypowiedzenie, gdy był obecny i zdolny do pracy, późniejsze rozpoczęcie zwolnienia lekarskiego nie anuluje wypowiedzenia ani nie zatrzymuje okresu wypowiedzenia.

Ochrona działa w chwili składania oświadczenia pracodawcy. Nie obejmuje decyzji, która została prawidłowo podjęta przed rozpoczęciem usprawiedliwionej nieobecności.

Czy można rozwiązać umowę za porozumieniem stron?

Porozumienie stron można zawrzeć również podczas L4. Wymaga ono jednak dobrowolnej i wyraźnej zgody obu stron. Pracodawca nie może zmusić pracownika do podpisania takiego dokumentu ani traktować odmowy jako przewinienia.

Strony mogą ustalić dowolną datę zakończenia zatrudnienia, bez zachowania okresu wypowiedzenia. Późniejsze przedstawienie zwolnienia lekarskiego co do zasady nie unieważnia wcześniej zawartego porozumienia.

Kiedy ochrona na L4 nie obowiązuje?

Ochrona przed wypowiedzeniem może zostać wyłączona w razie likwidacji lub upadłości pracodawcy. W takich okolicznościach firma może rozwiązać umowę także z pracownikiem przebywającym na zwolnieniu lekarskim, z zachowaniem właściwych zasad.

Umowa terminowa może również zakończyć się z upływem okresu, na jaki została zawarta. Samo L4 nie przedłuża automatycznie takiej umowy, chyba że konkretny przepis przewiduje szczególną ochronę, na przykład w związku z ciążą.

Czego pracodawca nie może robić podczas L4?

Choroba nie zawiesza wszystkich kontaktów między stronami, ale komunikacja powinna być ograniczona do spraw niezbędnych. Pracodawca nie może wymagać wykonywania pracy ani wywierać presji na skrócenie zwolnienia.

Pracodawca nie ma także prawa żądać informacji o diagnozie. E-ZLA przekazywane przez ZUS nie zawiera kodu choroby, a dane o stanie zdrowia należą do szczególnie chronionych danych osobowych.

Kontrola prawidłowego wykorzystywania zwolnienia może odbywać się wyłącznie w trybie przewidzianym przepisami. Samodzielne śledzenie pracownika, rozpowszechnianie informacji o jego zdrowiu lub naciski telefoniczne mogą naruszać jego prawa.

Jak przygotować rozwiązanie umowy podczas L4?

Jeżeli istnieje ustawowa podstawa rozwiązania umowy, pracodawca powinien przejść przez kilka formalnych etapów:

1. ustalić rodzaj umowy, staż zakładowy i aktualny okres niezdolności do pracy,
2. sprawdzić, czy zachodzi podstawa z art. 52 lub art. 53 Kodeksu pracy,
3. zgromadzić dokumenty potwierdzające przyczynę decyzji,
4. przeprowadzić konsultację związkową, jeżeli jest wymagana,
5. sporządzić pisemne oświadczenie z konkretną przyczyną i pouczeniem o prawie odwołania,
6. doręczyć dokument w sposób pozwalający ustalić datę jego skutecznego złożenia.

Oświadczenie papierowe powinno zawierać własnoręczny podpis osoby uprawnionej. Forma elektroniczna wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego; zwykły e-mail, skan lub wiadomość w komunikatorze nie dają takiej samej pewności prawnej.

Najczęściej stosuje się doręczenie osobiste albo list polecony z potwierdzeniem odbioru. Odmowa odebrania pisma nie zawsze uniemożliwia rozwiązanie umowy, ale przebieg doręczenia trzeba dokładnie udokumentować.

Jakie prawa ma pracownik po nieprawidłowym zwolnieniu?

Pracownik, który uważa, że rozwiązanie umowy naruszyło przepisy, może odwołać się do sądu pracy. Termin na wniesienie odwołania wynosi 21 dni od doręczenia oświadczenia pracodawcy.

W zależności od okoliczności pracownik może żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania. Wadliwe rozwiązanie może skutkować również wypłatą wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy oraz dodatkowymi kosztami po stronie pracodawcy.

Pracownik zwolniony z powodu długotrwałej choroby może ponadto zgłosić chęć ponownego zatrudnienia w ciągu sześciu miesięcy od rozwiązania umowy. Pracodawca powinien rozważyć jego powrót w miarę posiadanych możliwości.

Warto zapamiętać

• Zwykłe wypowiedzenie podczas L4 jest co do zasady niedopuszczalne.
• Zwolnienie dyscyplinarne jest możliwe przy udowodnionym ciężkim naruszeniu obowiązków.
• Długotrwała choroba może uzasadniać rozwiązanie umowy na podstawie art. 53 Kodeksu pracy.
• Po rozpoczęciu L4 nie można pytać pracownika o diagnozę ani zmuszać go do pracy.
• Każde oświadczenie wymaga właściwej podstawy prawnej, formy i skutecznego doręczenia.