Świadectwo pracy – co zawiera i jak powinno wyglądać?

Świadectwo pracy pracodawca wydaje w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że w ciągu 7 dni zawiera z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę. Dokument powinien zawierać wyłącznie informacje wymagane przepisami i potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz emerytalno-rentowych. Sprawdź, co należy w nim ująć, kiedy można żądać poprawy i jakie konsekwencje grożą za błędy.

Co to jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym przebieg zatrudnienia u konkretnego pracodawcy. Nie stanowi oceny pracownika ani rekomendacji zawodowej, lecz formalne oświadczenie wiedzy o faktach związanych z zakończonym stosunkiem pracy.

Obowiązek wydania świadectwa wynika przede wszystkim z art. 97 Kodeksu pracy oraz przepisów rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Dotyczy każdej umowy o pracę – na czas nieokreślony, określony i na okres próbny – niezależnie od przyczyny zakończenia zatrudnienia.

W dokumencie nie wolno umieszczać subiektywnych opinii, ocen wykonywania obowiązków ani informacji, których nie przewidują przepisy. Jego treść powinna być rzeczowa, zgodna z dokumentacją kadrową i ograniczona do danych wymaganych prawem.

Kiedy trzeba wydać świadectwo pracy?

Jeżeli pracodawca nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej umowy, musi wydać świadectwo w dniu ustania stosunku pracy. Pracownik nie musi składać wniosku.

Datą ustania zatrudnienia jest zazwyczaj:

• ostatni dzień okresu wypowiedzenia,
• dzień złożenia oświadczenia przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia,
• ostatni dzień obowiązywania umowy zawartej na czas określony,
• dzień wskazany w porozumieniu stron,
• dzień wystąpienia zdarzenia powodującego wygaśnięcie umowy.

Jeżeli osobiste przekazanie dokumentu pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca powinien wysłać świadectwo albo doręczyć je w inny sposób w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia. Koszt dostarczenia ponosi pracodawca.

Świadectwo może zostać przekazane w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokument elektroniczny powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym i doręczony na adres udostępniony przez pracownika.

Kiedy świadectwo pracy wydaje się na wniosek?

Pracodawca nie musi wydawać świadectwa automatycznie, gdy w ciągu 7 dni od zakończenia jednej umowy zawiera z pracownikiem kolejną umowę o pracę. Warunek ten nie wyłącza jednak prawa pracownika do wystąpienia z wnioskiem w dowolnym momencie trwania dalszego zatrudnienia.

Wniosek może obejmować:

• poprzedni okres zatrudnienia,
• wszystkie wcześniejsze okresy, za które nie wydano świadectwa,
• jeden wskazany stosunek pracy,
• kilka zakończonych umów z tym samym pracodawcą.

Po otrzymaniu wniosku pracodawca ma 7 dni na wydanie świadectwa pracy. Wniosek może zostać złożony na papierze albo elektronicznie.

Obowiązek wydania dokumentu nie zależy od zwrotu sprzętu, rozliczenia zaliczki, zakończenia projektu ani uregulowania innych spraw między stronami. Pracodawca nie może zatrzymać świadectwa do czasu wykonania tych czynności.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Zakres informacji wynika z obowiązującego wzoru świadectwa pracy. Dokument powinien umożliwiać ustalenie stażu, uprawnień urlopowych, świadczeń oraz danych potrzebnych instytucjom ubezpieczeniowym.

W świadectwie pracy należy wskazać:

• okres lub okresy zatrudnienia,
• rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje,
• wymiar czasu pracy w poszczególnych okresach,
• tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy albo podstawę jej wygaśnięcia,
• stronę, która dokonała wypowiedzenia, jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem,
• okres, za który przysługuje odszkodowanie z powodu skrócenia okresu wypowiedzenia,
• zajęcie wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym,
• niezaspokojone należności ze stosunku pracy z powodu braku środków pracodawcy.

Dokument obejmuje również dane dotyczące wykorzystanych uprawnień pracowniczych w roku, w którym ustało zatrudnienie, w tym urlopu wypoczynkowego, opiekuńczego, ojcowskiego, rodzicielskiego i wychowawczego.

Urlopy i zwolnienia

W świadectwie odnotowuje się wykorzystany urlop bezpłatny wraz z podstawą prawną, okres ochrony związany z uprawnieniem do urlopu wychowawczego oraz zwolnienia od pracy wynikające z przepisów Kodeksu pracy.

Należy wykazać także wykorzystane:

• zwolnienie z powodu działania siły wyższej,
• dni wolne na opiekę nad dzieckiem do 14 lat,
• urlop opiekuńczy,
• okazjonalną pracę zdalną.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej podaje się liczbę dni wykorzystanych w roku kalendarzowym zakończenia zatrudnienia. W świadectwie wskazuje się również liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy.

Staż i szczególne warunki pracy

Dokument powinien potwierdzać okres czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych, pracę w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze oraz okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

Jeżeli pracownik korzystał z dodatkowego urlopu albo innego świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy, informacja o tym również powinna znaleźć się w świadectwie.

Informacje na żądanie pracownika

Na wniosek pracownika pracodawca może uzupełnić dokument o wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje. Informacje te nie są wpisywane automatycznie.

Jak wskazać tryb rozwiązania umowy?

Opis sposobu zakończenia zatrudnienia powinien być precyzyjny. Samo stwierdzenie, że umowa została rozwiązana, nie wystarcza, ponieważ świadectwo musi wskazywać właściwy tryb i podstawę prawną.

Przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia przez pracownika prawidłowa informacja powinna wskazywać zarówno stronę, jak i podstawę prawną, na przykład art. 30 § 1 pkt 3 w związku z art. 55 Kodeksu pracy.

Jak poprawić błędne świadectwo pracy?

Pracownik, który zauważy nieprawidłowość, może złożyć do pracodawcy wniosek o sprostowanie w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa pracy. Wniosek powinien wskazywać konkretny błąd i prawidłową treść informacji.

Pracodawca w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku:

• wydaje nowe świadectwo pracy, jeżeli uznaje żądanie,
• informuje pracownika o odmowie sprostowania,
• przekazuje zawiadomienie w formie papierowej lub elektronicznej,
• opiera decyzję na dokumentacji pracowniczej i obowiązujących przepisach.

W razie odmowy pracownik ma kolejne 14 dni na wystąpienie do sądu pracy. Jeżeli pracodawca nie przekaże informacji o odmowie, pracownik może skierować żądanie do sądu także po upływie tego terminu.

Po upływie 14 dni również można zwrócić się do pracodawcy o korektę. Pracodawca nie ma wtedy obowiązku uwzględnienia wniosku, chyba że sam stwierdzi niezgodność i zdecyduje o wydaniu nowego dokumentu.

Nowe świadectwo sporządza się na aktualnym wzorze i z bieżącą datą. Do dokumentu warto dołączyć pismo wyjaśniające przyczynę ponownego wydania oraz zakres zmiany, a poprzedni egzemplarz usunąć z dokumentacji zgodnie z zasadami przechowywania akt osobowych.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wyda świadectwa?

W pierwszej kolejności pracownik może wystąpić do pracodawcy z pisemnym żądaniem wydania dokumentu. W przypadku braku reakcji przysługuje mu prawo skierowania sprawy do sądu pracy albo zawiadomienia Państwowej Inspekcji Pracy.

Jeżeli pracodawca nie istnieje, został zlikwidowany, nie ma osób uprawnionych do reprezentacji albo wykonanie orzeczenia jest niemożliwe, pracownik może domagać się od sądu ustalenia prawa do otrzymania świadectwa pracy.

Orzeczenie sądu może zastąpić świadectwo. Powinno określać co najmniej okres i rodzaj pracy, wymiar czasu pracy, zajmowane stanowiska oraz tryb rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Kiedy przysługuje odszkodowanie?

Samo opóźnienie lub błąd w świadectwie nie oznacza automatycznej wypłaty odszkodowania. Pracownik musi wykazać nieprawidłowe działanie pracodawcy, poniesioną szkodę oraz związek między tym działaniem a szkodą.

Przykładem może być utrata możliwości podjęcia pracy z powodu braku dokumentu albo odmowa przyznania świadczenia dla osoby bezrobotnej. Maksymalna wysokość odszkodowania odpowiada wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, jednak nie więcej niż za 6 tygodni.

Niewydanie świadectwa w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy grozi za nie grzywna od 1000 do 30 000 zł.

Jak pracodawca powinien przygotować dokument?

Przygotowanie świadectwa wymaga sprawdzenia danych w aktach osobowych, ewidencji czasu pracy, dokumentacji urlopowej i dokumentach dotyczących rozwiązania umowy. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na daty, wymiar etatu, wykorzystane urlopy oraz tryb ustania zatrudnienia.

Przed wydaniem dokumentu pracodawca powinien:

1. ustalić dokładną datę ustania stosunku pracy,
2. sprawdzić wszystkie okresy zatrudnienia objęte świadectwem,
3. zweryfikować wykorzystane urlopy i zwolnienia,
4. prawidłowo wskazać tryb oraz podstawę prawną rozwiązania umowy,
5. zachować potwierdzenie wydania albo doręczenia dokumentu.

Wraz ze świadectwem pracodawca przekazuje również informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz zasadach zniszczenia po upływie przewidzianego terminu.

Podstawa prawna

Najważniejsze regulacje dotyczące świadectwa pracy znajdują się w ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności w art. 97, 99 i 97¹, oraz w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, z późniejszymi zmianami.

Warto zapamiętać:

• świadectwo wydaje się co do zasady w dniu ustania zatrudnienia,
• przy kolejnej umowie zawartej w ciągu 7 dni dokument wydaje się na wniosek pracownika,
• na sprostowanie pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa,
• odmowa sprostowania może zostać zaskarżona do sądu pracy.